工程公司文件如何整理

A. 如何整理好公司文檔

整理好公司文檔是一個循序漸進的過程，需按照公司各項規定及檔案辦公管理要求去執行才能做好，才能逐漸完善辦公管理體系。針對你說的情況，你還沒有掌握公司的內業管理和各項程序，你不可能在短期內理清，無法完成或者說是應付領導臨時交辦的工作。在下也曾有過類似的經歷，但最終還是解決了。我是這樣做的，僅供參考： 一、向公司有資深閱歷的人請教，請他幫你指導，你要虛心學習，態度一定要誠懇，他們會幫你理清頭緒的。 二、向你的主管領導說明你的實際業務情況，不求轉交他人辦理，但求爭取更多時間來幫你完成你所分管的工作，同時在短時間內盡快掌據公司有關業務的各項規定和辦理程序。三、公司文件、文檔材料眾多，一時不能看完理清，首先劃分出文檔類型，同一類別規放一起，（如行政文檔、銷售、生產項目類及歸屬哪部門其他等等）同時還要掌握時間規屬，長期的還是短期的；其次是填寫好各項檔案記錄（如歸檔時間，歸檔人，歸檔部門，查閱人，歸還時間及領導簽字。。。）；最後如想加強內業管理的話，最好是採用電子管理，將所有的文檔信息通過輸入計算機里，可自編簡易程序管理，以方便公司查找。結合你現在的實際，最後給你點建議，試試有沒幫助：你可先將他交給你的文件列出個表單，簡短介紹下綱要（註明文件名稱、發放部門和主要內容等），一但領導要材料，你可給他看，是哪項文件，你如能分出哪些是當前的文件最好是暫時先放到一起，因為很有可能近期公司還要用它，其它的慢慢整理。另外，公司在會上或是某領導、同事透露要有什麼新舉措時，你當前可主動去收集整理公司相關方面文件資料，防止領導下任務時你拿不出來。當你都整理完畢時，你會發現公司所有交付你管理的材料你都掌握了，換句話說你知道的事情多了，公司更加離不開你了。其實書店裡有很多公司辦公類的書籍，賣一套備用可方便今後工作。

B. 公司文件分類管理怎麼做

會博通綜合文檔管理系統，在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領域走在世界領先水平。

集中統一管理企業內部不同層級、類型的文檔資料

C. 企業的文件如何整理

解決問題的第一步是要意識到，文檔並不是因為存在而存在的，文檔有其目的及意義，尤其是對不同的人有不同的意義。所以重新梳理文檔是一次好機會，一次真實了解「到底什麼文檔對於企業或對於各類工作是至關重要」的機會。

一、首先，可以將企業所有重要的人員聚集起來，進行一番討論，確定我們現在有哪些文檔？這些文檔確實至關重要嗎？如果至關重要，她對哪些工作起到了作用，起到了什麼作用？之前的這類文檔確實起到了他們應該起到的作用嗎？文檔工作本身僅僅是一種支持性的工作，再多的文檔工作也不能保證企業的工作順利完成，所以對於文檔類工作的主要原則是成本效益原則，即用最少的力氣維護最為關鍵的文檔，以及那些真正產生出價值的文檔。

二、接著，我們會發現，許多文檔其實並不是什麼大不了的文檔，對於這些文檔我們大可不必去關心。另一些文檔則是大家都認為重要，但是肯定沒有起到應該起到的作用，為什麼？如果這些文檔確實產生了價值，那麼企業中應該早就有人在不斷維護這些文檔，而不是漠不關心。對於這些大家都認為重要，但沒有產生價值的文檔，我們應該問：有沒有機會真正做到有價值？如果答案是否定的，那麼還是不要花力氣去維護的好，否則就值得首先改變文檔的工作方法，然後才討論維護文檔的問題。

三、最後，將那些真正重要的文檔名字匯集成列表，從現在開始好好維護。就睿泰的經驗，對中小型IT企業真正重要的文檔不會超過總工作文檔的20%，符合20-80原則。只有那些真正重要的文檔才值得企業花費額外的精力和成本去努力維護，否則人員的流動遲早致使這些文檔的丟失。

總之，實踐告訴我們，如果一份文檔中的內容對於企業確實至關重要，並且已經產生價值，由於其文檔總量並不很大，且時間跨度也遠不如大型企業，所以真正的維護工作通常是較為簡單的，專門准備一台文檔伺服器，並有一位專員兼職維護，定期（約3個月左右）備份即可。

D. 如何整理工程圖紙和存放

按照圖紙編號、專業分門別類，如果存檔，要按照規范要求折疊、裝訂成冊，如果要施工，方便翻閱，就按側邊裝訂，平攤避光存放。

建築工程圖紙分為建築施工圖、結構施工圖、設備施工圖。 它是審批建築工程項目的依據；在生產施工中，它是備料和施工的依據。

當工程竣工時，要按照工程圖的設計要求進行質量檢查和驗收，並以此評價工程質量優劣；建築工程圖還是編制工程概算、預算和決算及審核工程造價的依據；建築工程圖是具有法律效力的技術文件。

(4)工程公司文件如何整理擴展閱讀：

建築工程圖是以投影原理為基礎，按國家規定的制圖標准，把已經建成或尚未建成的建築工程的形狀、大小等准確地表達在平面上的圖樣，並同時標明工程所用的材料以及生產、安裝等的要求。

它是工程項目建設的技術依據和重要的技術資料。建築工程圖包括方案設計圖、各類施工圖和工程竣工圖。由於工程建設各個階段的任務要求不同，各類圖紙所表達的內容、深度和方式也有差別。

方案設計圖主要是為徵求建設單位的意見和供有關領導部門審批服務；施工圖是施工單位組織施工的依據；竣工圖是工程完工後按實際建造情況繪制的圖樣，作為技術檔案保存起來，以便於需要的時候隨時查閱。

E. 如何整理工程歸檔資料

根據《建設工程質量管理條例》（國務院第279號令）、《城市建設檔案管理規定》（建設部第90號令）、國家標准《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2001）各行業標准《建築工程資料管理規程》（JGJ/T185-2009）的規定，你單位建設的 工程自竣工驗收合格之日起3個月內必須向市城建檔案館報送一套符合規定的工程檔案。 為了做好該項目檔案的編報工作，現就有關問題告知如下： 一、工程檔案報送的內容和組卷方法 根據《建設工程文件歸檔整理規范》規定，向城建檔案部門報送的工程檔案為部分具有長期和永久保存價值的工程檔案，具體內容和組卷方法可參照《三亞市建築工程檔案報送內容組卷表》（見附件）整理。 二、工程檔案的質量要求 工程檔案的案卷質量必須符合《建設工程文件歸檔整理規范》和《建築工程資料管理規程》的要求。 三、工程檔案報送期限 自竣工驗收合格之日起3個月內報送。 四、違法責任 逾期末向市城建檔案館報送工程檔案的，將按《建設工程質量管理條例》第五十九條和《城市建設檔案管理規定》第十四條處1-10萬元罰款。 五、報送的工程檔案經驗收合格，即予以退還工程檔案風險金。 整理工程歸檔資料要看當地相關的規定，沒有固定的目錄！

F. 公司文檔很亂 要整理好 怎麼整理才有效講文檔保存好 歸類好

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會博通企業檔案智能管理系統，助力企業機構打造出專業知識生態圈，實現文件管理、檔案保管、證件管理、辦公系統、個人檔案管理，合同管理功能。

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1.自定建立檔案保管歸類構架：
檔案管理的統一平台，支持檔案資料管理架構的自定義，為政務機構，企業組織內檔案管理，可以依據實際管理需求，實現檔案分類管理。

2.檔案資料取卷管理方法：
檔案資料管理軟體，可以從庫房取出需要的數字化紙質實體檔案，取卷時注意，可以精準記錄所取案卷的存放位置。一定要按照順序拿取，要做到不丟卷，確保案卷資料的完整。

3.建立檔案自定義：
檔案自定義是文件的相關屬性，或者說文件資料的相關屬性。。創立檔案自定義就是在系統中進行立卷分類。

4.檔案拆卷管理：
檔案管理系統拆卷的含義是手工製作拆卸案件材料訂裝，假如紙版紙質材料信息內容已儲存在我們的系統軟體中，需確保案件材料的詳細，查驗是不是有缺頁、漏頁以及它不正確，正、副卷標明是不是恰當。維持案件材料的清潔，拿掉檔案材料中的金屬物，標明每卷（包含正、副卷）的頁碼以及他的特殊情況。

G. 公司文件如何整理才可以做到分類清楚，便於查找有無涉及相關法律的問題。

*不要保存不必要的文件。不要養成保存收件箱里所有東西的壞習慣。花一點時間瀏覽一下內容，只有了解到它跟你的工作有關時再保存。電腦里保存太多零碎文件將來找的時候會很不方便；而且它們還會影響電腦的運行速度。---所以保存文件之前先篩選一下。

*給你的文件和文件夾統一命名。例如：可以將文件夾分成「顧客」、「賣方」和「同事」三個子文件夾。在前面標上簡寫的名字用於區別它們隸屬於不同的文件夾。還有，我們可以為不同的文件夾設置不同的外觀使他們變得更容易區分。

*把有關的文件存在一起，而不去管他們的格式。舉個例子：把與同一個項目有關的word文檔、ppt、spreadsheet和圖表放在一個文件夾里。而不是一個文件夾裝所有的ppt，另一個裝所有的spreadsheet等等。這樣，找某個特定項目的各種附件將更加快捷。

*把在做的項目和已經完成的項目分開來。有些人偏向於把當前未完成的項目保存在桌面上。等項目做完了，再移到合適的地方去分類存放，然後再定期的（例如每周或者每兩周）把那些不再需要的文件也按類別放到已完成文件夾里。

*不要讓文件夾里裝得太滿。如果一個文件夾里裝太多文件或者子文件夾，多到整個屏幕都顯示不下，還要滾動滑鼠滾輪才能看完全部條目---這時就應該把這個滿滿的文件夾分成幾個小一點的子文件夾，列一個按修改時間順序或者字母表順序的清單，這樣便於今後提取。比如：你可以把一個叫「business plan」的文件夾分成「BP2005」、「BP2006「和「BP2007」等子文件夾。同樣假設你的一個客戶叫Delta Traders，你就可以按照客戶的姓名分成"Delta Traders sales presentations"和"Delta Traders contracts."這樣的方式使子文件夾顯得有條理，而不是一堆文件清單堆在一起。

說到這里，還有一個需要注意的小要點，如果子文件夾的文件少於五個的話，那你去點開層層的文件夾找到所需的文件可能節省不了多少時間。

*記得備份你的文件歸檔系統。再強調一遍：這個聽起來有點枯燥，但是很重要。所有壞過硬碟的人都可以證明！首先保證給計算機定期做備份，再給文檔信息包括聯系人都做備份。

按行動先後次序整理

利用這些更深入的方法定製你的文件歸檔系統。這有助於你分清工作優先順序，提高效率。

*按日期整理文件。把文件夾按日期命名。這樣可以幫你在不點開文件夾的情況下確定那個文件是最近的，例如：一個文件夾命名為」Guidelines 12Oct07「表明這個指導文件是2007年10月12號的。（如果你做跨國工作的，這個日期有時候寫作121007，容易混淆！）

*很多人用版本號來區分不同改編過的文件。例如："Delta Traders contract v1"和 "Delta Traders contract v2."這樣也可以幫助我們跟快的找出有用文件。

tips：如果你的文件是幾個人共同管理的，你必須特別注意一下版本問題：如果把別人的版本弄混了或者弄丟了會很煩人

把版本號放在文件名一起的同時，還要把版本列表放在文件中表明版本號、版本日期、修改者，還有，如果有的話，修改類型也要標注。

*使用」記事本「文件。記事本文件，也就是所謂的」43文件夾「方案，是很多人用的一種獨特的文件整理方式。建立12個文件夾（每個月一個）另加31個子文件夾（一天一個）。把每天要完成的工作放在相應的文件夾里。這樣在每天開始的時候，打開那天所對應的文件夾，把文件全部放到桌面上或者放到「today」文件夾中。然後把空的文件夾移到下個月對應的位置。如果你又是一天不能完成當天的工作，那就把它放到明天對應的文件夾中。這個系統可以幫助你整理記錄每天的任務，也可以作日記本用。

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對於任何一個高效方便的文件歸檔系統來說，適合你是最重要的。在某種程度上它取決於你工作的性質。所以，沒有一個萬能的方法去做歸檔，你也可以根據這些小建議定製出一套適合自己的系統。

H. 公司內部文件應該如何分類整理

買文件櫃，分類歸檔，在檔案袋上標明索引，然後建立一個excel文檔，把文件名稱、關鍵詞、來源、日期、歸入哪個檔案袋等信息分欄寫入。需要找文件時先檢索此excel文檔，然後對應去取即可。

不過我更建議採用一個軟體程序的管理系統，尤其是電子版的文件，管理起來會更方便。