『壹』 請問赤峰地區有做檔案數字化的公司么
赤峰市互聯網路有限責任公司 可以
做過相應的工程，有完善的施工方案及相應資質；
許可經營項目：第二類增值電信業務中的網際網路接入業務；地理信息系統工程（范圍以許可證為准）（在許可有效期內從事經營活動）。 一般經營項目：計算機系統集成、軟體開發與銷售、自動化控制系統開發與集成、建築智能化工程設計與施工、互聯網信息服務（不含許可項目）、通信系統開發集成；電子產品銷售；廣告製作、發布；室內外裝飾裝潢工程設計、施工；數字化檔案處理；建材銷售；互聯網安全服務、互聯網數據服務、數字內容服務。
『貳』 淺談城建檔案利用的數字化管理
城建檔案管理新模式的探索與實踐
在改革開放和社會經濟全面發展的新形勢下，城建檔案工作發生了深刻的變化。城市信息化建設和電子政務的不斷推進，深刻影響著人們的生產和生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為城建檔案工作進一步發展提供了更廣闊的空間，另一方面也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。面對機遇與挑戰，城建檔案館如何適應社會需求，開拓創新，是擺在我們面前的首要任務。
一、當前城建檔案管理模式的現狀與問題分析
城建檔案館為了適應發展，一直十分注重運用現代化技術進行檔案管理，致力於將最新的計算機技術運用於檔案工作，無論是早期只能對館藏檔案進行目錄管理的單機運行檔案管理系統，還是對城建檔案館內各項工作和檔案資料進行全方位、多層面管理的檔案信息管理系統，都在很大程度上解決了檔案管理上信息共享、自動化處理以及數字化檔案的初步要求，但它僅僅是實現了一些新技術的運用，這些檔案管理現代化的模式仍是計算機技術加上傳統的檔案管理模式，實質是傳統檔案管理模式運用新技術的改進，是對傳統檔案管理模式的數字模擬。並沒從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質實體檔案進行的，對知識的佔有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落後的基礎上，不適應信息化建設的發展及社會對其新的需求。主要體現在：
1、電子文件這一新型載體的產生，給傳統管理模式帶來了的極大沖擊。
20世紀90年代以來，全球范圍內掀起了新一輪的信息化浪潮，「數字地球」「數字城市」建設日新月異，信息技術在行政機關辦公活動中，在城市規劃管理建設過程中廣泛應用，出現了新型載體文件-電子文件，整個社會信息流通的基礎結構發生了變化。「電子文件的產生，決不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標志著人類記錄信息、傳達信息、存留信息的方式發生了革命。這場革命是紙張產生以來，是近現代檔案學理論誕生以來，文書、檔案工作領域最劇烈的一次變革，他直接影響到檔案工作的運作方式、基本理論乃至思維觀念」。
2、電子政務的加快推行，對傳統管理模式提出了挑戰。
2002年初國家信息化領導小組，決定把電子政務建設作為我國信息化工作的重點。隨著各級政府機構信息化建設的迅速發展，電子政務系統逐步成為機關公文處理的平台，作為政務信息化建設的一個重要內容，電子文件的歸檔問題受到廣大檔案理論專家、電子政務的建設者、以及實際工作者共同關注。
2002年8月，國務院在部署全國政府系統辦公業務資源網建設工作時，明確提出了加強「電子公文的歸檔」的工作任務，同年國家檔案局制定《全國檔案信息化建設實施綱要》強調檔案部門要積極參與電子政務建設，把電子公文歸檔管理作為電子政務建設的重要環節納入其總體設計框架。
檔案理論也沖破傳統的檔案學的束縛，擺脫了傳統的「檔案實體」的狹小的實踐范圍，進入到信息與信息系統領域。針對傳統檔案管理的「一元理論」，提出了檔案實體管理和檔案信息處理並行的「二元理論」，以及將城市建設記錄、文件與檔案集成化和一體化管理的「集成化理論」，這些嶄新的現代檔案學理論，為我們實際工作提供了指導方向。
3、紙質檔案與電子檔案並存的現狀，對改變傳統的管理模式提出了迫切的要求。
城建檔案涉及行業眾多，其信息技術手段應用水平參差不齊，而「存在了上千年的紙張已經作為一種傳統，深深紮根與人類社會」②，以其載體的穩定、信息的可靠等優勢，不會輕易退出歷史舞台。同時電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性等一系列棘手的問題還擺在我們面前。因此電子文件不會在一朝一夕替代紙質檔案，二者的將長期共存。
現實與理論都向我們表明現有的檔案管理模式已很難適應新的需求，面對實體檔案、電子檔案並存，面對社會需求多樣化的現狀，城建檔案館迫切需要建立一套新的管理模式來面對的重大挑戰和發展機遇。從傳統的管理模式到檔案信息化管理是一場歷史性的轉變，是城建檔案部門發展的必由之路。
『叄』 以地質資料清理為契機加快鈾礦地質檔案資料數字化建設
王月霞
（江西省核工業地質調查院，南昌330038）
摘要 文章分析了以地質資料清理為契機，加快推進鈾礦地質資料的數字化建設的必要性，並從數字化的前期准備階段、數字化實施階段、數字化成果的管理與應用階段三方面提出了實施數字化工作中要注意把握的幾個問題。
關鍵詞 核工業；鈾礦地質；檔案資料；數字化
2007年，為充分發揮現有鈾礦地質檔案資料的作用，促進更多地質檔案資料開發利用和社會化服務，我局在江西省國土資源廳的統一安排部署下，對館藏地質成果檔案資料進行了清理登記，對涉密資料的密級、涉密種類、涉密事項進行了認定，對破損檔案進行了調查摸底，並初步建立了成果地質資料目錄資料庫。通過此次資料清理，進一步規范了我局檔案資料的管理，摸清了家底，為促進數字化的實施奠定了基礎。為此，我局醞釀多年的地質資料圖文數字化項目已於2008年年初拉開了帷幕，並計劃用三年時間完成館藏所有地質資料檔案的數字化工作，建立全文資料庫，完善目錄資料庫，讓館藏檔案資料以最廣泛、最快捷的方式提供利用服務，使可以公開的檔案信息得到互聯互通共享，以滿足鈾資源管理和地質調查與評價的需要，為我國國防與國民經濟建設、和諧社會建設發揮更加廣泛地作用。
1 鈾礦地質檔案資料數字化建設的必要性
1.1 數字化是時代的要求和社會發展的大勢所趨
隨著人類進入信息社會及現代電子計算機技術廣泛應用與迅速發展，檔案資料數字化加工與存儲，計算機檢索與閱讀、網路化傳輸與流動是勢在必行。我局鈾礦地質科技檔案按其專業劃分為地質勘查、物化探、水文工程地質、測繪、實驗測試、探礦工程、資源預測評價監督、科學技術研究、基本建設、民品生產等13個類目。面對如此海量的檔案信息，其加工、整理、利用與傳輸如果還停留在手工管理階段水平，必將被歷史所淘汰。因此加快推進鈾礦地質檔案資料數字化建設，關繫到我們鈾礦地質檔案資料館在未來信息時代的地位和作用。
1.2 數字化有利於地質檔案資料的科學保護
部分鈾礦地質檔案資料由於年代已久或使用頻繁，一部分檔案紙質較差，紙張發黃變脆、字跡洇化褪色、聚酯圖件粘連、注記脫落，圖件皺折、破損情況嚴重，有些已不能提供利用。我局在去年對館藏地質資料進行清理登記的同時，對檔案保管狀況進行了摸底調查，共登記破損檔案八百多份，圖件千餘張。因此盡快搶救、修復或復制，並保護好這些檔案也成為地勘單位另一個十分緊迫的任務。而實施數字化則是對破損檔案最佳、最徹底的修復方案，能有效地保護檔案原件。
1.3 數字化成果有利於鈾礦地質資料進一步研究與開發利用
為緩解我國鈾資源緊缺的矛盾，核工業地質局提出我國南方近期找礦目標是擴大現有鈾礦田的資源儲量，重點普查擴大現有礦區深部500～1000m的「第二富集帶」和外圍的鈾資源遠景。要實現此目標必須利用新理論、新技術、新方法對館藏地、物、化、鑽探等基礎性資料進行綜合分析、綜合研究，提取有價值的信息，歸納總結控礦因素及成礦規律，以篩選出新的找礦靶區、靶位和勘查基地。而數字化成果更具有利於方便，快捷、高效、全面地獲取、整合、優化、分析、處理檔案信息數據的優勢，進而大大提高地質勘查工作程度，節約投資，縮短工期，以減少找礦盲目性，實現地質找鈾新的重大突破。
1.4 數字化能夠解決傳統檔案管理本身無法解決的問題和矛盾
由於地質行業的特殊性，長期野外作業基地分散，交通不便，紙質載體不便於遠距離快速查詢、調用，信息採集、存儲、傳輸和資源共享，時效性越來越低，已遠不能適應或滿足野外地質工作需求。而且紙質報告、圖件製作成本越來越高，佔用庫存空間越來越大。而數字化檔案的最大特點是徹底改變紙質檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，資料借閱和管理不受時空，地理位置限制，能夠通過網路遠程異地查詢、全文檢索，資料傳輸、快捷方便，進而提高工作效率、降低成本。而且數字化成果載體是硬碟、光碟等，容量高、成本低、體積小，容易攜帶保存，有利於野外作業環境管理。
2 數字化實施過程中要注意把握的幾個問題
2.1 前期准備階段
一是認真實踐科學發展觀，做好數字化前地質資料的價值鑒定，落實數字化的范圍和實施方案。館藏檔案全部數字化，是理論上最徹底的數字化方案沒有必要將龐雜紛繁的館藏檔案全部數字化，而應選擇重要鈾礦區、礦床礦點檔案資料先行數字化。二是加強學習培訓與考察調研。由於數字化對核地勘單位而言是一項全新的任務，缺乏實踐經驗，因此數字化前的學習培訓、考察調研極為重要。通過學習培訓強化提高對數字化的質量要求和技術標准規范；通過考察調研可借鑒其他行業開展數字化工作的成熟方法和先進經驗，以少走彎路。三是規范、統一全局性檔案數字化、信息化的技術系統、技術標准與規范。使電子文件在通用標准、環境下能被正常瀏覽、使用和轉換，以期達到互通兼容、統一維護、統一升級、信息共享的目標。四是地質局檔案館要加強對下屬地勘單位數字化工作的指導、監督，對已匯交的成果地質資料的數字化要統籌規劃，具體分工與合作，避免重復工作造成浪費。
2.2 數字化具體實施階段
由於鈾礦地質檔案資料涉及核工業國家秘密，而數字化又是一項長期、復雜的系統工程，資金投入多，任務重、工作量大，因此在數字化實施過程中要特別注意對檔案實體、檔案信息、數據的安全、保密和質量管理。一是強化所有參與數字化工作人員的安全保密意識，從思想上築牢安全防線；制定數字化安全保密工作制度，從源頭上堵塞安全漏洞；採取數字化加工網路與外網物理隔絕、安裝干擾器和防火牆、加裝密碼設備等安全措施，從硬體設備上切斷泄密途徑。二是要建立責任機制，落實崗位職責，嚴格操作規范。對檔案實體在整理、掃描、錄入、識別、校對、圖像處理、目錄建庫、數據驗收、數據備份等各個作業環節和流程中要進行詳細的交接登記，實施全過程的有效監控，確保檔案資料原件與信息數據的絕對安全。三是保證質量。數字化過程中任何一個工作環節質量直接影響著檔案信息資源建設的質量。比如前處理要數據准確、標識清楚；掃描要維護檔案原貌，所記載的信息內容要與紙質檔案原件保一致，齊全完整，圖件清晰真實有效符合質量標准；光碟刻錄要格式正確、內容完整，能夠獨立瀏覽和檢索，以保證數字化成果真實性、可用性、完整性，對折卷掃描的案卷要及時裝訂，恢復原貌。
2.3 數字化後電子檔案的保管與應用階段
地質資料數字化後，面對新型存儲載體電子檔案如何規范整理、安全保管及有效利用是檔案人員面臨急需解決的一大問題。首先應做好數字化成果的入庫檢查驗收。對每一件電子文檔都要進行全面檢查，看其能否正常打開讀取、瀏覽和使用；文本部分與附圖類的編排順序、編制格式、文件命名及組織方式、目錄文件的製作是否符合規范要求；光碟表面是否有物理變形，有無劃痕、斑點、霉變或攜帶病毒，發現不合格應重新製作，確保光碟所存數據的有效讀取。二是認真研究實踐、不斷提高數字化成果的保管與利用水平。電子檔案的保管、利用需要依據其特性和軟硬體平台在一定的技術環境和採取一系列技術保障措施下進行，涉及許多方法、技術、標準的建立，因此除建立鈾礦地質本行業、本系統、本單位電子檔案的管理制度外，還應進一步加強、完善基礎設施建設，在規范整理，安全保管、定期檢測維護、安全有效提供利用上做好做足文章。三是盡快改善檔案管理隊伍人才、知識結構，提高檔案人員綜合素質。地質資料數字化後，對數字化成果電子檔案的保管、查詢檢索、計算機及其相關管理軟體的操作應用以及資料庫建設的維護更新，都對現有檔案人員的思想觀念、專業技能等綜合素質提出了較高的要求。而當前地勘單位檔案員隊伍中極少有既會檔案管理、又懂計算機應用的復合型人才，急需培養檔案信息化管理人才及有計劃地加強對現有人員相關基準的強化培訓，迅速提高他們掌握電子檔案管理的基本知識技能和計算機技術應用水平，做好傳統檔案管理向數字化管理的轉型工作，為核工業新一輪地質找礦提供堅實的地質數據信息資源服務與保障。
『肆』 如何建設基層數字檔案室建設
近年來，隨著電子信息技術的廣泛應用和數字檔案館建設的蓬勃開展，基層數字檔案室建設這個問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程。基層數字檔案室建設就是指機關企事業單位和社會組織綜合運用計算機、信息網路等技術，對室藏檔案進行數字化加工、信息化管理和網路化運用的工作工程。基層檔案是同級國家檔案館的「基石」,基層檔案的數字化又是同級國家檔案館數字化的「基礎」。通過基層數字檔案室的建設實踐證明 ,這項工作既能有效保護紙質檔案原件,又能為利用者提供快速准確便捷的查檔服務,實現檔案資源利用的最大化。
一、基層數字檔案室建設的硬體、軟體要求
（一）硬體要求。主要包括：用於對室藏紙質檔案進行數字化加工的專門辦公場地;用於信息系統數據存儲、管理和應用系統運行的伺服器；用於各類用戶訪問的終端設備、身份證讀取器、列印機、復印機等輸入、輸出設備；用於紙質、照片等傳統載體檔案數字化加工的掃描儀、數碼相機、數碼攝像機等；用於數據備份和歸檔移交的光碟刻錄機、磁帶機等，確保數字檔案的大量儲存、查詢、利用。
（二）軟體要求。選購或根據自身情況開發與硬體配套的安全性高、穩定性好的主流操作系統；選擇與單位檔案信息管理實際標准相符的資料庫管理系統；選擇配套的掃描軟體、圖像處理軟體等，實現檔案資料管理系統與辦公自動化系統的無縫銜接。
（三）數字化標准要求。依據國家檔案局DA/T 46 -2009《文書類電子文件元數據方案》、DA/T47 -2009 《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基於XML的電子文件封裝規范》等相關標准進行科學化的整理加工和管理。
二、基層數字檔案室建設過程中存在的問題
根據筆者所在部門的做法和對同級單位的了解，目前基層數字檔案室建設，主要是採取業務外包的形式來進行的，還存在一些問題。
（一）認識不到位。基層單位建設數字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問題，比如內部機構之間的協作、經費的保障、數字信息技術的採用、相關專業人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而，基層單位在建設數字檔案室這個問題上，多數單位尤其是領導認為建設數字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護好紙質檔案就行了，沒有必要浪費大量的人力、物力、財力；同時相當多的基層檔案工作人員，因為自身年齡較大、對現代信息技術不甚了解等原因，積極性不高，認為是多餘的，滿足於傳統的做法。
（二）經費成為攔路虎。基層單位在建設數字檔案室的過程中面臨最大的問題是經費有限，更願意把有限的財力資源投向更重要的方面,導致檔案數字化建設硬體投入的資金不足,致使基層檔案數字化工作起步艱難。
（三）相關人才缺乏。在基層檔案部門, 面對相對有限的檔案室藏、相對固定的服務對象，傳統的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不願主動放棄傳統的工作模式去探索數字化的工作方式，知識結構的更新速度也遠趕不上數字檔案室的建設速度。已開展數字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統計等技能，檔案數字化的作用還沒有充分發揮出來。
（四）安全、質量有隱患。目前，基層數字檔案室建設的普遍做法是業務委託外包，這種方式簡便省事。在實際工作中，卻存在著較大的安全和質量隱患，尤其是安全隱患應引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府購買或招標形式與數字化加工企業簽訂檔案數字化加工合同，雖然在委託加工的過程中會簽訂嚴格的安全、保密、質量協議，但在具體實際操作過程中，隱患並未就此消失，主要表現在一是數字化加工企業從業人員素質高低不同、流動性大帶來的隱憂；二是基層業主單位對數字化加工監管不到位的隱憂；三是數字化工作企業和從業人員首先考慮的是經濟利益，存在著重數量，數字化質量不高的隱憂。
（五）軟體配套不完善。目前，在數字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒有一套統一的軟體，存在著選擇性的糾結，擔心將來數字化成果無法和同級國家檔案館對接的問題。希望檔案行政管理部門能及時提供統一可行的軟體。
三、基層數字檔案室建設的對策
（一）從管理體制入手，建立協同機制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數字化建設工作重要性的認識。二是基層單位要建立檔案機構、信息技術中心、業務部門之間的協作機制，以部門協作來彌補檔案機構人才的不足。三是加大人才建設力度，對相應人員進行定期培訓，鼓勵他們更新知識結構，與新形勢下的數字化檔案工作相適應，或引進人才為數字檔案室建設提供人才保障。
（二）明確職責，規范制度，加強外包過程的監督和控制。建立並完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數字化加工現場管理制度，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，強化工作職責，優化工作環境。在與委託外包單位簽訂保密協議之外還應建立嚴格的監督制度，採取有效措施，如在數字化加工場所安裝攝像頭、不定期進行安全巡查等，排除可能的安全隱患。
（三）積極爭取加大經費投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對民生、經濟社會發展的重要作用，爭取領導的重視、政策的傾斜和經費的投入。同時優先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數字化，從小規模到大規模，有計劃有重點地推進數字化檔案室建設。
（四）加強檔案數字化加工安全和質量的監控。一是做好案卷質量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規范，記錄案卷詳細信息的檔號、起止日期、頁碼、卷內文件的件數是否准確，發現錯誤要及時修正，為後期的錄入做好周密細致的准備工作。二是把好檔案信息著錄的質量關，一方面要保證標准化作業，避免錄入的隨意性，另一方面要落實專人對照原始文件對錄入的檔案目錄數據進行檢查和不定期抽查，保證錄入數據與原始檔案的一致性和准確性。（作者單位朱妍霖：四川省武都水利集團有限責任公司王琳：綿陽市檔案局）
『伍』 如何進行檔案館數字化建設財務核算
1、加強企業財務檔案管理的基礎設施建設
軟硬體基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎,而其核心是檔案信息網路。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規劃初期,應該由財務部門和檔案部門人員共同協商,分別從財務管理角度和檔案管理角度提出設計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統運行過程中出現空缺或重疊,提高效率。在財務軟體方面,應採用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入、簽出制、安全日誌制,從而保障財務檔案不被篡改或便於追溯使用過文件的人員。此外,為便於財務軟體升級,保證不同開發商提供的軟體能夠相互兼容,必須提高財務數據存貯形式的標准性、一致性和可續性。
2、做好電算化會計檔案的收集
所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度),把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光碟上,從而形成脫離於原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好,以防計算機硬體系統損壞後能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外,還應收集計算機硬體系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統、網路操作系統以及漢字操作系統;財務軟體的編程語言、資料庫系統類型;財務軟體的系統名稱、版本號;財務軟體的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟體系統相配套的各種說明書及使用手冊。
3、做好電算化會計檔案的管理與保存
由於電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光碟上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應准備雙份即採用「AB備份法」進行數據的備份,並且每份上要註明形成檔案的時間與操作員姓名,貼上保護字樣,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災等意外情況引起的整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場,注意防潮、防塵等。對採用磁性介質保存的檔案,還應定期進行檢查,定期進行復制,防止由於磁性介質的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。
此外,還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟體版本的一致性。因為在不同版本軟體下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同,這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此,本文建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟體系統版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
4、做好電算化會計檔案的整理和利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析,從而為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢,使決策者在遵循市場經濟規律的前提下,制定出適合自身發展的行為規范,改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利於管理與決策的數據模型,建立一整套比較完善的決策支持系統,以實現會計電算化會計檔案的再利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟體系統的不斷升級,我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:(1)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致,此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟體系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可;(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致,此時您只需在另外一台電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統,然後再進行調閱。
5、提高財務檔案管理人員的信息化素質
財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程,始終要依賴於檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案幹部隊伍,是財務檔案管理信息化的重要基礎。財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員,逐步改變現有業務人員隊伍專業結構單一的情況,滿足信息化建設工作的需要;加強財務檔案人員的繼續教育,以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則,著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓,提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。建立合理的財務檔案管理人員的效績考核評價規定,對財務檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰,激勵大家學信息化、用信息化。此外,還要對計算機信息化技術人員進行一定的檔案工作、財務管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務檔案工作的客觀規律,更好地為財務檔案管理信息化提供技術支持。
『陸』 淺談數字化成果地質資料服務系統建設工作實踐
陸 浩1余運坤2
（1. 浙江省地質資料檔案館；2. 杭州瑞利聲電技術公司）
摘 要 主要介紹了浙江省地質資料檔案館開展數字化成果地質資料服務系統建設工作中建設背景、建設目標、系統框架、關鍵技術、系統功能和應用效果等方面的建設實踐。
關鍵詞 數字化 成果地質資料 服務系統 建設
0 引言
浙江省地質資料檔案館作為省級地質資料館藏機構，近年來從地質資料管理、圖文地質資料資料庫建設、社會多元化服務等多方面下工夫，在認真貫徹和加強地質資料服務體系建設、提升地質資料的現代化管理與服務能力、強化地質資料提供全社會一站式服務方面進行了一些嘗試，對數字化成果地質資料服務建設工作開展了一些有益的實踐。
1 背景
浙江省從 2001 年起開展地質資料圖文數字化工作以來，館藏成果地質資料圖文數字化工作進展迅速，截至 2011 年年底，館藏的 8429 種成果地質資料中，共有數字地質資料 8079 種，其中數字化地質資料4896 種，匯交有電子文檔的地質資料 3183 種，館藏地質資料的數字化率已達 95.8％；館藏地質資料圖文數字化意圖基本成型，到 2012 年底，將實現全庫地質資料圖文數字化。屆時，館藏的成果地質資料中，圖文數字化地質資料將有 5500 余種，為數字化成果地質資料服務系統的建設奠定了堅實的數據基礎，也為開展此項工作提供了可能。
數字化成果地質資料服務系統建設，從管理角度看，實現了資料和檔案信息的一體化管理，為地質資料管理提供了先進的技術手段，減少了工作人員繁重、重復性處理的工作量，降低了管理成本，提高了地質資料公共服務體系的信息管理水平。從利用角度看，可以直接利用網路方便查詢和在線圖文瀏覽，節約了時間和費用，大大提高了效率。從社會效益方面看，積極採用信息技術促進提升資料檔案管理理念和改進資料管理手段，更有效地提高了信息資源的利用，促進了地質資料的社會化服務作用。
2 建設目標
在認真貫徹落實《國務院關於加強地質工作的決定》和國土資源部《關於建立健全地質資料網路服務體系的通知》精神，堅持「科學、高效、務實」的工作方針，遵循「統籌規劃、統一標准、分步實施」的指導原則，以「資料管理法制化、館藏管理標准化、地質資料數字化、管理現代化、服務社會化」為建設目標，以網路為基礎、以內容為重點、以數據為核心、以系統為手段，建立數字化成果地質資料服務系統，實現按地質資料圖文數字化規范形成和符合匯交地質資料要求的電子文本內容全文檢索與定位，極大方便用戶查詢所需資料，解決地質資料查詢不便的根本性問題，提高檢索能力和服務能力，為建設「浙江省數字地質資料館」的宏偉目標開展有益的探索和實踐，逐步實現覆蓋我館業務管理、資料管理、資料利用和資源服務，實現資料匯交、整理、驗收、保管、利用、銷毀全過程檔案生命周期管理，尤其是提高地質資料數字化、網路化、流程化一站式服務水平。
3 系統框架
數字化成果地質資料服務系統建設，採用 .net 開發平台 B/S（Brower/Server）架構，實現省廳、地質館各部門業務信息化處理和無紙化辦公，集地質資料匯交、接收、驗收、入庫、目錄著錄、檢索、借閱、加工處理，以及三維虛擬庫房展示體驗於一體，根據需要能夠形成相應的業務統計分析報表。
第八屆全國地質檔案資料學術研討會文集
具體各功能模塊說明，請見第 5 節描述。
4 關鍵技術
4.1 流程自定義
為適應業務管理和服務需求，系統提供強大的流程管理模塊，採用完全符合 WFMC 工作流標準的工作流引擎，實現用戶自定義各種流程表單、自定義流程步驟、流程動態干預、作業監控、流程審批。實現串列流、並行流、協作流三類復雜流程定義。
4.2 表單自定義
系統提供智能表單管理，採用 .net2.0+HTML 開發，實現「零編碼」功能，輕松完成業務數據定義（表單：提供創建和管理智能表單的功能，包含表單許可權、表單驗證表達式、綁定流程等；表單欄位：管理表單欄位信息，包括欄位的類型、驗證信息、計算表達式、數據信息、控制項類型等），滿足復雜變化要求。
4.3 雙層 PDF 文件技術
為了更好地利用地質資料資源，提高數據利用率，採用雙層PDF技術（PDF文件的每一頁都包含兩層，上層是從紙質文件掃描的原始圖像，下層是用 OCR 軟體對掃描圖像進行識別後產生的文字結果），保留資料原始版面效果（包括公章、簽名），實現對下層的文字信息選擇、復制、檢索等功能。與普通 PDF文件相比，雙層 PDF 同時兼顧視覺效果和檢索方便性，極大地方便了電子資料的管理和利用。
4.4 全文檢索技術
全文搜索引擎，是通過索引伺服器全文管理並建立多種格式的文檔（純文本、htm 格式、office 系列文檔格式，以及隱藏於文檔中的不可見的屬性等）和掃描文檔檢索機制，用戶只要提供關鍵詞或其組合，採用圖文全文搜索引擎進行全文搜索，可快速查找到所需的掃描文檔。
4.5 大容量文件傳輸技術
基於地質資料圖件容量大的特點，基於 .net2.0 採用 HTTP 協議進行加密傳輸，無需任何客戶端配置，可上傳小於 1G 的文件，提供進度條顯示實時上傳進度。
4.6 三維虛擬現實技術（Web 3D）
Web 3D 技術是虛擬現實技術的一種實現形式，是基於 internet 的、依靠 VGS（一種基於瀏覽器的三維網頁實現方法）實現的桌面級虛擬現實技術。它主要包括建模技術、顯示技術、三維場景中的交互技術三大部分。
5 系統功能
數字化成果地質資料服務系統功能模塊，包括業務管理、採集管理、資料管理、資料利用、三維庫房、信息發布、運行維護等。
第八屆全國地質檔案資料學術研討會文集
5.1 業務管理
接收管理，詳細記錄各單位匯交的地質資料明細，包括移交日期、移交內容、補交內容、移交人員、通訊方式，備注；生成資料匯交表，允許多次移交。
驗收管理，安排人員對各匯交資料核對，檢查匯交內容、質量、數量，對不符合要求的資料予以退回完善。
分類管理，提供館藏資料分類，可以按工作程度、報告類別等多種分類形式管理。
收費管理，對提供各單位或個人的服務，按章收取適當的費用。系統記錄每次服務對象、服務內容、數量，以及費用。支持多項組合統計，生成收費項目匯總表。
手機簡訊，對匯交資料審核後的結果（修改通知、補交通知、通過通知）第一時間告知單位移交人員，提高信息傳遞效率。
單位維護，完成資料匯交單位信息管理，具體包括單位名稱、法人、通訊地址、郵編、資料員、聯系電話、傳真、E-mail。
5.2 數據採集
數據著錄，應提供表格式操作界面，有添加、刪除、修改、復制、移動和設定數據格式等功能，自動生成資料編碼（允許修改），能有效地減少著錄的工作量，提高錄入效率。
資料審核，對用戶自行錄入、批量導入的臨時庫中的資料數據進行審核，修補。
臨時庫管理，用於暫存多種方式採集的各類數據，資料員逐一校對，對符合要求的數據審核入預歸檔庫管理。
批量導入導出，提供多種方式導入導出功能，方便與其他系統交互，滿足使用。
5.3 資料管理
預歸檔庫管理，建立資料三審工作機制，臨時庫數據經校對後進入二審預歸檔庫管理階段，設定資料的密級、保管期限等信息。
資料庫管理，通過審核無誤的地質報告、資料等重要檔案數據集中，對每份資料的封面、正文、審批、附圖、附件、附表及其他資料等七大類系統的全面管理。支持關鍵字檢索、分類檢索、高級檢索、全文檢索、遞進檢索等多種查詢方式，生成數據匯總報表，並以柱狀圖、餅狀圖等顯示。
全文管理，由系統自動建立文件內容索引庫，對匯交的電子資料（.doc、.exl、.ppt、.pdf 等格式）和按地質資料圖文數字化規范製作的已經數字化地質資料文件（雙層 PDF 格式）實現全文內容管理，通過全文全息搜索引擎，高速檢索文件。
特殊介質管理，對光碟、軟盤、磁碟、錄音帶、錄像帶等磁介質資料實施統一管理，包括名稱、摘要、數量、內容、移交單位、移交時間、備注等。
授權管理，對資料庫檔案嚴格操作許可權管理，按密級要求對資料的目錄、封面、正文、審批、附圖、附件、附表、全文等開放，內網系統各部門用戶許可權設定後，歸檔的資料自動符合工作許可權查詢和利用，無需逐一授權。要求系統提供預設授權、標准授權、密審授權、臨時授權四類授權管理方式。
流程監控，對用印管理，資料的工作許可權申請，借閱、復印、列印辦理等程序動態監控，必要時管理員可以進行干預、調整。管理員可以清楚了解每一流程的狀態、當前流程步驟、操作人員、流程周期、發起人、審批人等。
關聯管理，要求對有必然關系的兩個或多個文件建立人工關聯，查詢時自動羅列所需文件的關聯文件，方便用戶了解有關內容。
借閱管理，為管理員提供資料的借閱申請、辦理、催還、續借、歸還等過程管理，記錄申請人、審批人、經辦人、辦理時間、催還通知、續借次數、歸還等總體情況，便於備查。
庫房管理，主要是針對庫房內硬體的資源管理，做到系統數據和庫房內實物信息內容一致，記錄設備的采購時間、供應單位、供應商評價、設備使用年限、責任人、年檢信息、報廢到期預警等重要內容。
銷毀管理，對符合銷毀條件的資料文件啟動工作流程，經領導審批後銷毀處理。系統保留銷毀歷史記錄。
5.4 資料利用（內網）
目錄檢索，提供用戶館藏資料目錄級檢索，了解資料的基本信息，知曉有無電子原文件和掃描文件等。有許可權的用戶可以直接在網上全文瀏覽，沒有操作許可權者可依據工作需要提出申請。
全文檢索，為用戶提供資料內容全文檢索，錄入關鍵字可以找到具體的文件，快速列出符合查詢要求的文件，並顯示具體文件的文件編碼、文件標題、責任單位、移交人、經辦人、庫位號、借閱信息等數據。
遞進檢索，對符合查詢條件的結果，進行二次檢索，方便用戶更快獲取所需文件資料信息。
借閱申請，用戶因工作需要對資料啟動借閱流程，支持單份資料、多個資料一次性借閱申請。系統保留包括公開的和涉密的借閱申請詳細記錄，對於涉密地質資料需求，要求用戶遞交介紹信、身份證原件及復印件、《涉密地質資料借閱復制證書》等材料掃描進入系統記錄，審核通過後為用戶提供服務，建立涉密地質資料利用台賬。
復制管理（含電子文檔復制和紙質資料復印），系統登記用戶資料的復制服務，錄入每次復制時間、復制內容、數量、費用、經辦人、備注，對於涉密地質資料，自動建立所復制涉密地質資料的詳細表單並列印後由利用人簽字確認。可以查詢某一時間段、某一用戶、某一份資料的復制情況。
列印管理，系統登記用戶資料的列印服務，錄入每次列印時間、內容、數量、費用、經辦人、備注。可以查詢某一時間段、某一用戶、某一份資料的列印情況。
訂單服務，由系統登記用戶單位通過電話、傳真、郵件、郵寄等多種方式訂購的地質資料訂單信息、服務費用。對於公開的地質資料採取復制方式，採用郵寄送交用戶。
專題服務，用戶通過內網平台、外網向我館提出特殊要求的地質資料利用服務需求，遞交必要的材料審核後，安排與用戶協商並簽訂服務協議。
信息統計，要求系統提供數據著錄統計、分類統計、年度歸檔統計、歷年統計、借閱統計、復制統計、列印統計、訂單服務和專題服務統計等，並以圖形化界面展示利用情況。
5.5 三維虛擬庫房展示
採用 WEB 3D 技術將資料館庫房 1∶1 建模，提供館內人員網上虛擬漫遊，可對來訪單位生動形象地介紹館藏設備和資料庫結構，其具備多感知性、沉浸感、交互性、真實性等特點，給人「身臨其境」之感。與此同時，庫房的溫濕度數據和門禁數據直觀在線顯示，極大地提高了了解庫房在用條件效率，避免意外發生。
5.6 信息發布
資料管理員結合工作實際，將符合社會化查詢要求的資料（資料目錄、資料全文）對外發布，供網路化查詢、瀏覽。
5.7 運行維護
為保障系統運行，靈活設置系統的部門機構、用戶、角色、許可權，提供用戶自定義資料檔案的編碼和工作流程，保留系統登陸和數據操作的詳細日誌。功能包括：部門管理、用戶管理、功能設定、許可權管理、流程管理、編碼設置、數據備份、日誌管理和系統介面。
6 應用效果
地質資料服務系統建設是一項長期、復雜的系統工程，依託信息網路技術開發軟體系統，為我們的管理和服務工作帶來便捷。通過近兩年時間的摸索和實踐，我們已初步實現成果地質資料匯交、接收、驗收、入庫、保管、利用、銷毀等的一體化、一站式、全景化管理。特別是在借閱利用服務方面，為社會企事業單位或個人直接進行自助查詢和瀏覽資料提供了快速通道，減少了辦手續等候時間，提高了服務效率，得到了借閱單位和人員的一致好評。
6.1 目錄查詢檢索效果
在如今資料借閱服務的過程中，外單位用戶進入系統，根據需求輸入關鍵詞即可輕松找到相應資料；可以通過「遞進檢索」縮小查詢范圍，快捷獲取資料信息 ，資料目錄顯示一目瞭然。通過較長時間的使用體驗，用戶普遍反映系統能夠方便、簡捷地查找資料，不會出現繁瑣或重復查找、不方便查詢檢索等現象。
6.2 資料借閱利用效果
用戶普遍認為，從完成目錄檢索，到提出「申請借閱」，用戶可批量選擇待借資料目錄，審批通過後進入獨立的瀏覽界面，報告和大圖互動查看方便。系統人機界面協調，符合通用的電腦使用習慣，即使一開始不熟悉如何使用，略加熟悉，自然會用，查閱方便。按照資料管理規定，公開性資料系統提供在線瀏覽，並能集中提供多份資料，節約了時間，提高了查閱效率，對用戶的工作具有很大的幫助及意義。
經過近兩年的應用，用戶對系統給予了充分肯定，認為系統運用方便，特別對剛到一個新的工作區域，需要大范圍多種類查閱資料時顯得尤為便利，系統較好地解決了同時查詢大量資料的需求，資料目錄和內容全文閱讀方便，圖件數據清晰，參照對比資料實用，快速查閱有效信息。
6.3 下載復制效果反饋
用戶認為系統下載功能實用，對所需資料只要打勾和點擊「下載」，不需要麻煩工作人員找出電子光碟，導出數據再刻盤的步驟操作，避免浪費時間，下載後導出數據即可刻盤，極大地方便了用戶復制需求。
7 幾點結論
（1）通過引進系統管理新手段，提高了浙江省館的地質資料管理服務的現代化水平，工作質量提升明顯。
（2）通過系統的開發利用，使地質資料圖文數字化的成果得到充分利用，體現了地質資料圖文數字化工作對提升地質資料服務現代化、重要且深遠的意義。
（3）通過系統的開發利用，使地質資料實現優質高效的服務有了一個堅實的落腳點和平台，為國土資源部提出的地質資料要作為地質工作服務社會經濟發展的有效載體提供高效服務進行了有益的實踐，為今後繼續推進地質資料現代化建設積累了經驗，探索了路子。