工程檔案管理好的經驗

㈠ 求工程檔案管理的的方法和技巧

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㈡ 如何做好工程資料的管理

做好項目實施前的准備工作。先期介入，控制為主。在工程准備階段，建設單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設都會涉及設計、施工、監理等多個單位以及建設單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務，所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此，為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質、按要求收集齊全，建設單位首先應在各種施工合同中明確有關單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任，做到以預防為主的重點。

檔案管理要明確范圍，突出重點。總的來說，每一個工程項目都必須經過工程准備、監理、施工、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產生不同的文件資料。例如，在工程准備階段有立項文件、建設用地審批文件、勘測設計文件、招投標文件、開工審批文件、預算文件、工程管理機構文件等;在監理方面有監理規劃、監理會議紀要、進度控制、質量控制、造價控制和監理總結等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎設施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等;竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業竣工圖、工程竣工總結、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產文件、聲像及電子檔案文件等。不過，對於不同地區、不同規模、不同使用功能的項目在每個階段所產生的文件資料又有所不同。因此要把握重點，抓住主要環節。
促進檔案信息化建設。

檔案工作人員要樹立檔案信息意識。馬克思主義哲學認為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那麼社會檔案意識在檔案信息化建設中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設的基本推動力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是「觀念信息化」。檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設與其他社會信息事業相互結合，共同發展。

㈢ 如何做好工程檔案管理

工程項目由於時間長、類別繁雜、涉及部門多、要求嚴格等眾多原因，導致工程檔案難管理
項目建設單位、設計單位、施工單位和監理單位必須建立項目檔案管理責任制，將檔案管理工作納入項目法人制、招標投標制、工程監理制和合同管理制，並建立與工程檔案工作任務相適應的管理機構，配備檔案工作人員，制定管理制度，明確各單位對工程項目文件材料形成、積累、整理歸檔的職責，並採取相應控制措施，確保建設項目檔案的完整、准確、系統、安全。
歸檔文件的質量要求
（一）歸檔的建設項目文件應保證其中一套均為原件，其餘各套為復印件。
（二）歸檔的建設項目文件必須齊全完整，必須准確反映建設項目各種活動的真實記錄，必須符合其形成規律。
（三）歸檔的文件材料以不重不漏為原則。若卷與卷之間相互有關聯的文件，可在備注中說明關聯文件的位置。
（四）歸檔的建設項目文件必須做到審查、簽字、蓋章手續完備、製作及書寫材料優良、書寫工整、列印字跡線條清晰、圖表整潔、格式統一。
1．不得用任何塑膠、塑封、塑膜、膠圈、塑料封面等易老化腐蝕紙張的材料做文件材料的封面或裝訂材料。
2．文件材料的書寫材料應符合耐久性要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水等易褪色的書寫工具，凡屬易褪色書寫材料（如復寫件、傳真件）應復印保存，若為原材料試驗報告須復印後由原報告單位加蓋公章。
（五）歸檔的建設項目文件中的文字材料幅面尺寸規格為A4幅面（297mm×210mm），不同幅面的圖紙、圖表一律按A4幅面折疊成手風琴式，圖標欄露在外面。
（六）圖紙一般採用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。
（七）竣工圖應能全面、准確反映竣工路線、路基、路面、橋梁、隧道、涵洞、路基防護、互通式立交工程、安全設施、房建、收費監控通訊系統、綠化工程等的全部施工實際造型和特徵。
（八）施工圖沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖；凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更的，可在原圖上修改，並加蓋竣工圖章作為竣工圖，但必須標明變更修改依據。
（九）凡施工圖結構、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更面積超過10%的，應重新繪制竣工圖並加蓋竣工圖章。
（十）同一建設項目中重復使用的標准圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置並在編制說明中註明。
（十一）竣工圖、表的編號辦法，可參照原設計圖紙，並按實際竣工圖紙的數量重新編寫圖號和頁號。
（十二）竣工圖所用圖例、比例和圖幅應與原設計圖一致。
（十三）竣工圖應逐張加蓋竣工圖章、竣工圖章的基本內容應包括：××公路××段××工程竣工圖、施工單位名稱、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位名稱、現場監理、總監。

㈣ 如何做好工程檔案管理工作

薑桂洲, 陳建文 ( 中南電力設計院, 湖北 武漢 430071) 摘要: 本文通過工程總承包項目檔案管理的實踐, 介紹了在工程總承包項目中相關單位的檔案管理職責、管理方式, 文件材料的收集范圍以及整理方法, 指出了做好工程總承包項目檔案管理工作應注意的問題。關鍵詞: 工程總承包; 檔案收集范圍; 管理方法. 中圖分類號: TM621 文獻標識碼: B 文章編號: 1671 9913 ( 2005) 03 0078 03 How to Work Well the File Management in the Engineering General Contract Project JIANG Gui zhou, CHEN Jian wen ( Cent ral Souther n Chi na El ectr ic Power Desi gn I nsti t ut e, Wuhan 430071, Chi na) Abstract: T hough the practice of the f ile management in the engineer ing gener al contract project, this paper expands the ty and the way of the file management of all involve parties, and the collect ion scope and the arr anging method of recor d materials in the engineering general contr act project. Which w ill be helpful to managing the files in the engineering general contract project. Key words: the engineering general cont ract; the scope of file collection; t he management method. 隨著電力設計行業業務范圍的不斷擴大, 電力設計院普遍開展了工程總承包工作, 而且所佔的業務份額越來越大。工程總承包的檔案內容完全不同於單純的勘測設計檔案, 它除了有保存價值的文件材料自己要留存歸檔外, 通常在總承包合同中還包含了向業主整體移交工程檔案的內容, 因此工程總承包的檔案管理有著自己的特殊性。工程總承包項目檔案從收集、歸檔、整理編目、到妥善保管及向業主移交, 需要總承包商、設計、施工、設備供應、安裝、調試、試運行、監理等工程參建單位共同來完成, 它是一項需要各方密切配合的工作, 參與的各方存在著一種互動的關系。總承包商是建設項目檔案工作的組織核心, 對整個項目檔案負有組織、協調和指導的責任, 只有總承包商做好參建單位的組織協調和管理, 使他們明確各自在建設項目檔案中的責任, 並給予積極配合, 才能保證整個項目檔案工作的順利進行。現就近年我們參加火電廠工程總承包項目檔案工作的實踐, 對工程總承包項目檔案的管理談幾點看法: 1 總承包商的檔案管理職責國家檔案局中央檔案館關於認真貫徹落實 * 收稿日期: 2005 05 24 作者簡介: 薑桂洲 ( 1945 ) , 男, 湖北人, 高級工程師。 78 檔案管理 國務院辦公廳關於加強基礎設施工程質量管理, 進一步加強建設項目檔案工作的通知 中要求: 各建設單位檔案部門除做好自身的項目檔案工作外, 要負責對參建單位項目檔案領導人責任制進行監督。因此工程總承包商在項目檔案管理中負有兩方面的職責: 一是對分包商檔案工作的業務監督 、指導的職責; 二是檔案收集、整理、存檔及向業主移交的職責。 ( 一) 檔案業務監督、指導工作: 1 將工程總承包項目檔案工作納入工程負責人的責任制; 項目文件材料的收集, 管理納入工程建設計劃, 納入各部門的職責范圍和崗位責任制, 並定期進行檢查考核; 將檔案管理納入到合同管理之中, 將檔案是否移交完整與工程結算掛勾。 2 整個工程總承包項目建立檔案管理網路, 建立建全統一的檔案管理制度標准和規范; 配備統一的管理軟體, 實現檔案的現代化管理。 3 監督、指導各分包商, 將工程檔案管理工作與工程建設同步進行; 統一執行檔案分類辦法和檔案整編標准。 ( 二) 檔案的收集、整理、移交工作: 1 指導工程總承包項目各部門收集、整理工程建設的前期文件和有關設備、工藝、涉外、試運行、竣工驗收等文件, 及時向檔案部門歸檔。 2 接收分包商文件材料的歸檔, 並進行審核、驗收。對全部建設項目檔案進行匯總整理。 3 按國家有關規定, 在建設項目竣工驗收後三個月內向業主移交建設項目竣工檔案。 2 工程總承包項目中的文件材料的歸檔范圍和整理方法工程總承包項目涉及面廣, 產生文件材料的環節比較多, 因此, 作為總承包商對建設項目歸檔的內容一定要心中有數, 以保證收集檔案的完整性。同時提交給業主的檔案應按電力企業分類辦法進行整理移交, 以保證電力企業檔案管理的一致性。 ( 一) 工程總承包項目中文件材料的歸檔范圍 1 工程管理性文件: ( 1) 與設計、施工、製造、安裝調試、監理質檢等單位的合同、協議。 ( 2) 招標、投標文件。 ( 3) 與分包商的來往文件。 ( 4) 工程會議文件。 ( 5) 工程統計報表。 2 設計文件。 3 采購文件 ( 含訂貨合同、設備文件等) 。 4 施工文件: ( 1) 開竣工報告; 技術要求、圖紙會審、施工記錄、施工勘測、岩土試驗報告、混凝土、原材料試驗報告、基礎處理、質量驗評等。 ( 2) 原材料證書。 ( 3) 設計變更、工程聯系單。 ( 4) 觀測記錄。 5 安裝、調試文件: ( 1) 開竣工報告、技術交底、技術要求、圖紙會審、施工組織設計、原材料證書、設計變更、事故缺陷處理報告等。 ( 2) 安裝、驗收記錄, 質量評定。 ( 3) 交接試驗記錄、調校記錄。 ( 4) 系統調試方案、報告等。 6 竣工文件: ( 1) 竣工驗收文件。 ( 2) 工程遺留問題。 ( 3) 竣工驗收會議決議、交接證書等。 ( 4) 工程決算。 7 試生產文件: ( 1) 啟動試運文件。 ( 2) 試運行記錄。 8 工程監理、質量監督文件。 ( 二) 文件材料的整理方法 1 移交業主的檔案按原國家電力公司總文檔 [ 2002] 29 號文 !火電企業檔案分類表 ( 6 9) 大類66 進行整理。 2 以電力設計院為總承包商的工程建設項目向本院歸檔的文件材料的整理, 按 !電力工程勘測設計科技檔案分類編號辦法66 執行, 其檔案分類編號的基本模式如下: 分類編號辦法中未設定工程總承包項目分類代字, 各單位可自行設定。 3 堅持檔案工作與工程建設同步進行文件收集工作是檔案工作最基礎、最重要 79 檔案管理 的工作, 也是難度較大的一項工作, 特別是總承包工程子項目多、工程周期長, 一般 2 # 300MW 火電廠施工周期二年左右; 施工安裝調試單位多, 有的達幾十家, 而且工作交叉多, 你中有我, 我中有你, 工程進程經常要穿插進行; 工程建設中產生的文件龐雜, 客觀上給總承包工程檔案的收集工作帶來了一定困難。如果等到整個工程竣工時再進行檔案的收集, 一起算總賬, 恐怕就會積重難返了。由於有的施工單位先期撤離, 施工現場較亂, 時間長了文件很可能丟失。為了確保工程總承包項目檔案收集齊全、完整, 堅持檔案工作與工程建設同步進行是一條切實可行的措施。堅持同步管理就是要求項目文件的收集, 整理、歸檔和項目檔案的驗收, 要與項目的勘測設計、建設施工和竣工驗收同步進行。同步管理要從以下幾個方面著手: 從開展工程總承包項目一開始, 建檔工作即應開始。完整的前期文件很重要, 尤其是在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據和憑證作用, 也是工程竣工驗收時檢查的重點內容之一; 在工程建設各階段中, 檔案的形成、收集、整理都要同時跟上; 工程項目竣工時, 竣工檔案的收集、整編、審定工作要與工程竣工驗收准備工作同步進行。實踐證明, 為了有效的實現在工程總承包項目中檔案工作與工程建設同步, 採取單項工程分步移交的方式是有效可行的, 也就是說某一個單項工程完成後, 及時對該單項工程的檔案整理歸檔。否則由於時間緊、檔案數量大, 集中歸檔很難保證整理、審核的質量, 造成工程檔案的完整率和合格率下降。 4 做好工程總承包項目檔案的驗收工作做好工程總承包項目檔案的驗收工作是工程竣工驗收的基礎。原國家電力公司 !火電機組達標投產考核標准66 中工程檔案是六項考核標准之一, 並明確各項考核項目的考評得分均要求在 80 分以上, 否則達標投產考核不預通過。為了使所承建的火電機組順利達標, 做好工程總承包項目檔案的驗收工作至關重要。一般各分包商所承建工程形成的檔案均由分包商收集、整理並向總承包商歸檔。總承包商應認真的按檔案管理標准對歸檔的文件材料進行審查, 審查的重點是: 1 各專業、各階段檔案的內容是否齊全, 應歸原件的是否為原件。2 檢查有關責任者的簽字、蓋章手續是否完備。3 檢查字跡圖表質量是否符合歸檔要求, 是否滿足今後計算機掃描等現代化管理的需要。4 是否按規定的分類方案進行系統化的整理和編目。總之, 總承包商只有在檔案接收時嚴把驗收關, 才能保證在機組達標時檔案管理順利通過考核。 5 工程總承包項目中檔案管理應注意的幾個問題工程總承包工作在電力設計系統開展時間不長, 工程總承包項目的檔案管理也是一個新的課題, 還在不斷探討之中。從實踐中, 我們認為在工程總承包項目檔案管理中特別要注意以下幾個問題: ( 一) 工程總承包項目初期總承包商一定要把檔案管理提到領導議事日程上來, 並要明確一位負責人分管檔案工作。 ( 二) 要按照國家檔案局和行業有關檔案管理標准, 制定本工程的檔案管理制度, 明確各自的職責、並與經濟責任制掛鉤, 如: 文件材料未按要求歸檔, 不進行工程結算等。 ( 三) 由於工程總承包項目參建單位多, 且分包商基本無專職檔案人員, 因此總承包商應對分包商的專兼職檔案人員進行培訓, 以提高他們的業務素質, 為以後檔案整理、歸檔打好基礎。 ( 四) 工程總承包項目要統一規定檔案分類辦法、案卷格式、檔案裝具和檔案管理軟體, 以保證整個工程總承包項目檔案管理的一致性, 實現檔案管理的標准化。 80 檔案管理

㈤ 如何做好建築工程檔案管理

會博通工程項目檔案全生命周期管理

從起草、審批到歸檔的自動化流程管理，與分布式的檔案整理與數字化管理並行，全面實現紙質、電子檔案的實時歸檔。

㈥ 工程檔案如何管理

會博通檔案管理系統：工程項目檔案的全生命周期管理

從起草、審批到歸檔的自動化流程管理，與分布式的檔案整理與數字化管理並行，全面實現紙質、電子檔案的實時歸檔。

會博通檔案管理系統：工程項目檔案的規范化應用

檔案的規范化管理，全面許可權控制存取，標准化借還管理

㈦ 如何做好檔案管理工作

1、分門別類

首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然後按照你們長期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說明：人事肯定是按照人力的六大模塊進行分類，如人力資源規劃；、招聘與配置、培訓與開發、績效管理、薪酬福利管理、勞動關系管理。這是公司級文件分類，人事內部部門會在按照自己負責的模塊進行分類，意思就是按照你經常的需求分類。

2、巧用檔案袋

檔案袋肯定是必不可少的，因為檔案袋上有明細，有的資料不是一份，根據時間有很多，有的是同一個事件有不同的資料集合，但是他們都是屬於同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把裡面涵蓋的份數及基本內容寫出來，這樣你需要的時候直接看檔案袋就可以了，無需全都翻出來一個一個的找

3、常用資料的歸整

很多時候我們的資料是日常性的文件，經常用到，甚至是每天都用到，那麼我們肯定是放在辦公桌上，這時候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標識，每次使用時按照規定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標識自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節省雙方的時間

3、部門資料提報

有的時候我們每隔一段時間都要向上級領導提報資料，這類資料每個月都要，甚至是每個星期，有時候我們可能會忙的忘記時間，為了防止工作沒做好，我們還可以按照處理資料的時間進行排序，這樣就會記得什麼資料緊急處理，什麼資料可以暫且擱置

4、電腦資料的存檔

現在不似以前，辦公基本人手一台電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應該有一份管理清單，這個清單要記錄的內容有時間，用途，標題，份數，歸檔地以及需求人等相關信息

5、領導批復資料的回拿

檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領導簽字批復之類的，而領導不可能隨時隨地能幫你簽字，得等領導有時間才能集中處理，這就需要給領導准備那種抽屜式的文件框，上面標注，待處理，駁回，處理完畢，不論領導在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率

7、巧用電子檔案管理系統：

會博通檔案管理系統涵蓋檔案全生命周期管理的專業功能

提供檔案採集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

會博通綜合檔案管理系統：提供一整套的檔案信息化管理解決方案

規范化檔案管理

符合國家標准，可對檔案全宗、類型、屬性實現自定義配置，全面實現各類型檔案集中管理的理想。

全面化檔案管理

集成實體與數字化檔案統一管理，涵蓋十大類檔案以及幹部人事檔案管理。

協同化檔案管理

提供檔案從錄入、掃描、上傳、移交到歸檔的全面流程化，誰形成誰歸檔原則，大大減輕檔案管理人員負擔。

高效化檔案管理

支持檔案的批量錄入、導入以及批量上傳、掛接，自動生成封面背脊、備考表、目錄等檔案表格。

安全化檔案管理

借還登記、操作日誌全面記錄用戶的使用行為，加註閱讀屏幕水印，完美避免惡意擴散、盜用，減少丟失風險。

移動化檔案管理

不限時間、地域查看、借閱、利用檔案資料，方便快捷。

㈧ 工程檔案管理工作難嗎

檔案管理是文件管理的一部分，蠻簡單的，網上很多這方面的材料，建議多看看