工程檔案管理存在的問題

① 如何做好工程檔案管理

工程項目由於時間長、類別繁雜、涉及部門多、要求嚴格等眾多原因，導致工程檔案難管理
項目建設單位、設計單位、施工單位和監理單位必須建立項目檔案管理責任制，將檔案管理工作納入項目法人制、招標投標制、工程監理制和合同管理制，並建立與工程檔案工作任務相適應的管理機構，配備檔案工作人員，制定管理制度，明確各單位對工程項目文件材料形成、積累、整理歸檔的職責，並採取相應控制措施，確保建設項目檔案的完整、准確、系統、安全。
歸檔文件的質量要求
（一）歸檔的建設項目文件應保證其中一套均為原件，其餘各套為復印件。
（二）歸檔的建設項目文件必須齊全完整，必須准確反映建設項目各種活動的真實記錄，必須符合其形成規律。
（三）歸檔的文件材料以不重不漏為原則。若卷與卷之間相互有關聯的文件，可在備注中說明關聯文件的位置。
（四）歸檔的建設項目文件必須做到審查、簽字、蓋章手續完備、製作及書寫材料優良、書寫工整、列印字跡線條清晰、圖表整潔、格式統一。
1．不得用任何塑膠、塑封、塑膜、膠圈、塑料封面等易老化腐蝕紙張的材料做文件材料的封面或裝訂材料。
2．文件材料的書寫材料應符合耐久性要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水等易褪色的書寫工具，凡屬易褪色書寫材料（如復寫件、傳真件）應復印保存，若為原材料試驗報告須復印後由原報告單位加蓋公章。
（五）歸檔的建設項目文件中的文字材料幅面尺寸規格為A4幅面（297mm×210mm），不同幅面的圖紙、圖表一律按A4幅面折疊成手風琴式，圖標欄露在外面。
（六）圖紙一般採用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。
（七）竣工圖應能全面、准確反映竣工路線、路基、路面、橋梁、隧道、涵洞、路基防護、互通式立交工程、安全設施、房建、收費監控通訊系統、綠化工程等的全部施工實際造型和特徵。
（八）施工圖沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖；凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更的，可在原圖上修改，並加蓋竣工圖章作為竣工圖，但必須標明變更修改依據。
（九）凡施工圖結構、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更面積超過10%的，應重新繪制竣工圖並加蓋竣工圖章。
（十）同一建設項目中重復使用的標准圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置並在編制說明中註明。
（十一）竣工圖、表的編號辦法，可參照原設計圖紙，並按實際竣工圖紙的數量重新編寫圖號和頁號。
（十二）竣工圖所用圖例、比例和圖幅應與原設計圖一致。
（十三）竣工圖應逐張加蓋竣工圖章、竣工圖章的基本內容應包括：××公路××段××工程竣工圖、施工單位名稱、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位名稱、現場監理、總監。

② 加強工程檔案管理的有效措施

工程項目檔案管理工作直接關繫到國計民生！它是項目竣工的依據、工程質量的憑證以及科學研究和基礎設施等方面的可靠資料，具有重復利用、提供借鑒以及促進創新的重要價值！

工程項目檔案歸檔工作基本上都是採用事後管理習慣，讓檔案作為一個工程項目的附屬品，僅僅作為驗收和應付上級部門的工具。這種周期長、工作量大的事後管理方法，顯露出了工程項目驗收原始資料不齊全、竣工圖文件編制不規范、資料跟蹤收集不及時、檢查工作強度大等等的問題:

1. 檔案管理資料分散，沒有集中管理，不便查找，且收錄不及時，容易導致檔案丟失或損壞，無法掌握檔案的真實情況，檔案利用率低等情況發生；

2. 沒有相關的檔案管理制度，發生情況無法追溯來源，一些重要的檔案，比如合同檔案、財務檔案等一旦缺失，將給企事業單位帶來重大的經濟損失，而檔案管理員也會因此受到連帶責任，輕者失業，重則追究法律責任；

3. 傳統的檔案採集方式都是通過Excel等手工方式，效率低，人工成本高，且耗時長，鑒定工作復雜等，都不利於組織效率的提高。

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從起草、審批到歸檔的自動化流程管理，與分布式的檔案整理與數字化管理並行，全面實現紙質、電子檔案的實時歸檔。

③ 如何加強工程項目建設的檔案管理

1、首先必須制定工程資料管理制度，制定工程資料整編方案
制度是執行路線的保證，堅持持證上崗，明確崗位責任制，明確各施工管理人員記錄的工程資料內容，以便資料員收集索取。工程資料整編方案是工程資料整理的依據，如在方案中要明確各施工檢驗批的劃分數量、各種材料的檢驗批次、檢查點數、個施工工序的檢查驗證部位，以便工程資料記錄整理與工程實際施工相符合。
2、 必須及時做好工程資料記錄和收集
工程資料室施工項目質量情況的真實反映，真實記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進度同步及時收集、整理。要指定專人負責管理工程資料，負責對質保資料逐項跟蹤收集，並及時做好分項分部質量評定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進度同步。做到內容連貫。工程前期要及時收集工程前期資料，如中標通知書，定線成果報告、地質勘察報告、各種合同、施工組織設計、方案等。由於及時收集資料，待工程竣工時，才不會出現缺少資料的情況。施工過程中，現場的施工管理技術人員要將當天施工項目的資料及時做出來，不能堆積到一起再做，這樣就會造成資料遺漏或者錯誤。項目部指定專人每個月將各個在建項目的資料統一收集檢查，即使有漏項缺項的情況，也能及時加以補充，能及時發現資料中存在的問題和錯誤，及時得以糾正。工程收尾階段，要及時收集建設單位各種安全使用功能驗收檢測資料，消防驗收、人防驗收、防雷驗收、室內環境檢測資料、沉降觀測資料、電梯驗收資料、節能檢測資料等。及時收集設計單位的設計變更，勘察單位的地勘處理變更，監理單位的管理工作檢查單，監理工程師通知單及各分包單位的資料等。
3、 確保工程技術資料的真實性和准確性
真實性是做好工程技術資料的靈魂。不真實的資料會把我們引入誤區。必須堅決杜絕對原始記錄採用「後補」造假的做法,否則,一旦工程出了質量問題,不僅不能作為技術資料使用,反而造成工程技術資料混亂,以致誤判。同時也不能為了取得較高的工程質量等級而歪曲事實。資料的整理必須實事求是、客觀准確。
准確性是做好工程技術資料的核心。分部分項要劃分准確，數據計算要准確，不能隨意的填寫。分項工程的質量評定填寫應該規范化，符合質量檢驗評定標準的要求。在資料中不能出現塗改現象。資料所用的表格要統一，不能五花八門，文字說明部分要規范用語，不能採用口語或專業語言，要讓外行人也能看懂，不會產生任何歧義。對於很多的分項工程檢驗批質量驗收記錄表，做出來的資料大都會出現是合格率100%，這一看就知道是不可能的，於是做資料的技術人員就想辦法扣分，在鋼筋的外觀上寫上「鋼筋有裂紋，」，做資料的人就沒有想過有裂紋的鋼筋施工現場是不能用的，總是自以為是的填寫資料，評定表中的檢查點數與後面附的質量資料不能前後對應。有部分人知道現場如何規范施工，可就是不知道如何將這個過程用文字來描述，單純從內業資料看，施工過程就不符合要求了。大家總是重外業，輕內業。覺得把現場干好了，質量合格了，工程能順利交工就行了，覺得內業就無所謂，應付檢查或者竣工資料就行了，沒有想到，一旦出現了質量事故，當時不經意填寫的資料都是證據。施工技術資料務求真實，切記偽造，有些資料員平時懶於動手，等到交工時就手忙腳亂地拼湊臆造，以至造成漏洞百出，嚴重失實的後果。這就要求發揮建設單位、監理單位工地管理人員以及施工單位負責人對技術資料的審查監督作用，企業技術負責人要對技術資料經常做到心中有數，重要部位必須親自審查把關。資料員必須深入工地，在做各種資料前，當面核對工程及用材情況，認為准確無誤後，方可填寫。如：技術安全交底是否屬實，是否落實到人；管道試壓是否按規范進行，是否達到要求標准；電氣接地電阻及絕緣值是否在允許范圍之內；各種材料合格證是否就是工程所用的產品等等。因此，我們一定要認真填寫資料，確保資料准確、規范、合理。
4、 確保工程技術資料的完整性
不完整的技術內業資料將會導致片面性,不能系統地、全面地了解單位工程的質量狀況。不僅資料內容要填寫完整，而且所涉及的數據要有據可循，現場原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術資料，還要有相應的試驗資料和質量證明材料，確保資料的完整性。除了質量證明材料，我們平時的施工日誌、測量放樣資料同樣也很重要，雖然有些不需要作為竣工資料的一部分，但我們也要把這些相關的資料放在一起，使質量評定表上的數據都是有據可循的。
5、 職責分明，簽認齊全
《建築工程質量檢驗評定標准》規定了「質量檢驗評定程序及組織」各級質量把關人員都應明確職責，不可越級評定，馬虎過關。自檢要通過現場與技術員、質檢員，工長共同檢查，對混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質量進行記錄，做到實際施工質量與評定相吻合，並一一簽字確認；對於各種隱蔽、變更及關鍵部位均要求相關人員參與見證並一一簽字確認。堅決杜絕代簽或漏簽，使責任沒有落實到位。及時對各種工程會議如：圖紙會審紀要、基槽驗收、基礎驗收、主體驗收及竣工質量驗收等階段驗收資料進行各方責任主體會簽並簽字蓋章齊全。
6、 做好技術資料的整理保管
由於現場的技術資料分散在很多人員手中，因此要求有專人把資料收集回來進行統一的分類整理。資料要按單位工程、分部工程和分項工程逐項分類整理。拿一般房建工程的資料來說，在施工期間我們可以按不同分部工程分別整理，可以把地基與基礎、主體、裝飾裝修、屋面、水電安裝等分部工程資料，這樣便於各分部工程的質量驗收。在竣工前，把已經初步整理有序的資料加以合並組卷即可。資料管理要建立專門的目錄台帳，台帳要求不但能反應工程的施工進度和內業資料是否同步，內業資料是否完整，還能方便查閱。最好能實現微機化管理（文字版目錄及時更新附在資料首頁，以便於查閱），在電腦上能及時查找到每一個施工項目的時間，每一份資料的存放地點，要用的時候能立即調出來，有了這樣一個電子版的台帳，可以不僅減少了人力、物力的浪費，還能減輕內業人員的工作強度。要建立相應的全宗卷、卷內目錄和備考表，不僅檔案盒內有手工版的，在電腦上還要有份電子版的，方便查閱。隨著檔案建設管理工作的不斷深化，內業資料也將實現標准化、微機化和信息化管理。整理好的資料就可以移交檔案室保存起來了，等工程竣工的時候，竣工資料也就完成了。
做好施工過程中各種影像資料的收集歸檔，如施工過程隱蔽驗收電子版、照片，各種驗收會驗收照片，各種性能檢測實測照片等。資料的保管也很重要，現在很多項目都有單獨的資料室，有專職資料員，我們要有健全的資料保管制度和借閱制度，檔案櫃內要存放防蟲、防霉等物品，要有放塵、防潮、防高溫的措施。工程檔案跟我們人一樣是有壽命的，應此，我們要保管好工程檔案，使她的壽命能更長一點。
7、 有敬崗愛業、勇於奉獻的精神
資料員要養成 「嘴勤，手勤，腿勤」的一貫工作作風，勤於問質檢、安全、材料方面的事，做到及時了解工程施工及用材情況；勤於及時地通過三方見證、報驗、送檢；勤於及時填寫各種隱蔽工程資料並及時找幾方簽證。勤於隨時到現場落實工程施工情況，比如：基礎及柱配筋是否與圖相符，管道防腐保溫是否按工序進行，核對需要送檢的材料是否按要求的批量取樣等等。力求做到資料與施工同步進行，真實地記載工程施工的全過程。
8、 統一資料管理軟體和規范執業制度
目前本行業有關資料管理的軟體很多，各有優缺點，目前還未進行必要的統一和整合，沒有實現資料管理軟體的網路化，鼓勵軟體開發企業盡早開發出可以實現技術資料網路化收集管理的軟體。因為一個項目不同施工管理人員的個人崗位范圍內的資料不同，為了保證資料的真實同步，就需要這樣一款軟體實現不同技術人員在不同電腦上完成個人資料的同時，資料管理員的電腦上同時可以更新收集和保存相關資料，實現網路化辦公的資料管理軟體。統一資料管理軟體，可以盡早實現未來電子檔案移交，代替傳統紙質方案。

④ 建築工程檔案管理不當會引發哪些法律問題

建設工程領域法律實務中，無論非訴的索賠結算，還是仲裁訴訟中的裁判，工程文件均為辨清雙方權利義務的重要依據。依據國家行政管理規定，工程項目完工後，需依據檔案管理的要求對工程文件進行歸檔提交。因而，符合歸檔要求/已歸檔的工程文件，自然更易於被雙方及裁判方認可。

一、建設工程檔案

《城市建設檔案管理規定（2001修正）》第二條第二款將城市建設檔案（簡稱「城建檔案」）定義為：「在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料」。其具體內容涵蓋：（1）城市建設勘測、建設規劃檔案；（2）城市建築工程檔案：含民用建築工程、市政公用工程、交通運輸工程、水利工程、城市戰備工程；（3）城市建築系統科研、設計檔案。

二、建設工程檔案的載體及歸集

工程檔案的歸集由建設單位負責，其應在主合同中明確檔案編寫歸集的相關的要求；檔案中具體文件內容由施工單位編寫，之後交由建設單位。如為總承包模式，由總承包單位負責搜集齊全各個分包單位的工程文件後再交由建設單位。建設單位的技術負責人和法人代表在已組捲成冊的工程文件上簽字蓋章，再向城建檔案館提出檔案驗收申請及卷宗移交申請。

工程檔案的外部表現形式有紙質檔案、聲像檔案（如照片、錄像）、電子檔案（如CAD圖紙、與紙質檔案一致的掃描件等）。通過卷宗內的卷內備考表能夠初步知曉檔案涵蓋的文件類型、具體數量，以便於查詢利用的快速實現。

三、建設工程檔案管理涉及的法律問題

1、政府部門行政管理中有明確的要求

《建設工程質量管理條例》第十七條規定，建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各環節的文件資料，建立、健全建設項目檔案，並在建設工程竣工驗收後，及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案。

具體程序為：核發建設工程規劃許可證時，建設單位到工程所在地規劃分局或者行政許可中心填寫工程檔案登記表、領取檔案報送責任書。對符合條件、需要列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設單位在組織竣工驗收前30日，提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收。建設單位在取得工程檔案認可文件後，方可組織工程竣工驗收。工程竣工驗收後3個月內，向城建檔案館提交工程檔案。

上述程序為建設主管部門的行政管理要求，如違反上述規定，行政機關有權責令改正，並處以罰款。

2、發生爭議後客觀反映證據線索的材料

對符合城建檔案館接受范圍的檔案材料，經過審查、驗收環節保證了材料外觀上的整潔、完備、規范；如作為證據使用，也基本能夠滿足證據真實性、合法性、關聯性的要求；因此可以得出結論，除非有相反證據證明與事實不符外，該工程檔案在裁判中有較高的證據力，應作為律師關注和舉證的重點。例如：

1、依據檔案資料證明分包資格等；

2、是否屬於勘察錯誤，工程檔案可以提供判斷標准；

3、質量、工期、造價糾紛的解決均需依據建設工程檔案資料；

面對存在相反主張的爭議雙方，法院經常引入鑒定單位來解決專門的技術問題，如果雙方當事人提交的過程性文件不全或者無法體現雙方真實意思，那麼鑒定單位可能會由於沒有充分的文件、技術資料作為鑒定基礎，最終無法給出鑒定結論，導致案件遲遲不能裁判。所以，齊備的工程檔案為糾紛解決、司法鑒定及法院裁判提供了客觀依據。