① 工程檔案管理制度
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1 首次發布 2005年2月
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目的
對項目資料和竣工檔案資料進行有效的管理和利用，確保公司在任何場合使用的工程圖書資料為完整、系統的現行有效版本。
范圍
用於公司各部門、各項目所有工程檔案資料的收集、歸檔、保管、借閱和銷毀。
職責
項目部的檔案管理員負責對項目資料和竣工資料的收集、整理和管理，工程完工後，負責把項目資料和竣工資料移交總裁辦統一管理。項目經理負責對移交總裁辦的檔案進行審核。
內容
4.1 項目資料的控制
4.1.1 收集、進庫和保管
4.1.1.1 做好收文發文登記
4.1.1.2 工程項目過程中，總裁辦統一收集的所涉及該項目的上級批文、政府批文、土地合同、報建資料、工程合同（包括設計合同、監理合同、施工合同等）以及各類證書在產生後，及時把復印件送至項目檔案管理員保管，工程竣工前，再把相關資料的原件移交項目部，准備辦理竣工驗收。
4.1.1.3 工程項目竣工後，項目部應將施工過程中的重要文件、數據以及具有參考價值的資料和電子文檔，歸納、整理、附上移交文件清單，經項目經理審批後，移交總裁辦統一管理。
2 歸檔
工程項目過程中，項目檔案管理員對所接收的項目資料，應按不同專業和文件類別進行分類、編號、裝盒標識，並分別存放。
4.1.2.1 公司所開發的項目均有項目名稱，且檔案盒使用統一的標識。
4.1.2.2 文件類別：1土地合同類，包括上級批文、合作協議、土地合同等，2政府批文類，如計劃批文，3「五證」，包括用地許可證、規劃許可證、投資許可證、預售許可證、開工許可證，4合同類，包括施工合同、設計合同、監理合同等，5項目發展類文件，包括項目進行過程中的各種中間報建報批文件等，6施工資料和監理資料，包括真實、准確地反映工程建設活動和工程實際狀況的文件，7竣工驗收類，包括專項驗收8證，8圖紙類，包括項目的各專業圖紙及CAD電子文件、設計變更、簽證、洽商等。
4.1.2.3 編號
項目檔案管理員對所接收的項目資料，在專業不同的基礎上分類後按接收的先後順序進行編號，並在首頁列印出目錄表。
4.1.2.4 標識
對已分類和編號的文件，應在檔案盒上進行標識，標識應簡單清晰、明了、易懂。
4.1.3 借閱
項目建設過程中，各部門如需借用相關資料，應到項目部檔案管理員處辦理借閱手續，填寫借閱登記表，使用完後，立即歸還。
4.2 工程資料的控制
4.2.1 工程竣工資料的范圍
政府部門所要求專項工程項目均應做竣工資料
工程竣工資料的驗收條件
工程竣工檔案應進行專項驗收，驗收應具備以下條件：
4.2.2.1 建設工程經施工單位自行驗收及其它工程驗收進行完畢；
4.2.2.2 全部工程檔案文件材料按有關規定已收集齊全、整理完畢。
4.2.3 工程竣工資料的驗收程序
4.2.3.1 工程竣工檔案專項驗收前，監理單位、施工單位檔案管理人員應對本單位形成的檔案按照有關規定進行自檢，填報《工程竣工檔案情況申報表》，報送項目經理部。
4.2.3.2 項目經理部匯總監理、施工單位報送的工程竣工檔案材料和《工程竣工檔案情況申 報表》後，由項目經理部對各單位報送的和本公司的甲方竣工資料按照有關規定進行審核和自行驗收，向主管城建檔案部門填報《建設工程竣工檔案專項驗收申報表》。
4.2.3.3 工程竣工檔案專項驗收在建設工程現場進行。由建設單位組織本單位、設計、監理、施工單位技術負責人和檔案管理人員參加，由主管城建檔案管理部門驗收小組主持。
驗收工作進行完畢，由驗收小組提出初步驗收意見，各單位應根據正式的《建設工 程竣工檔案專項驗收意見書》認真進行整改，並確保符合規定要求。
4.2.3.5 工程通過竣工驗收後，經整改後的工程竣工檔案應在規定時間內送主管城建檔案管理部門復核審查。
4.2.4 工程竣工檔案的移交
4.2.4.1 工程竣工驗收合格後，必須在規定時間內向主管城建檔案管理部門移交一套完整的建設工程檔案。
4.2.4.2 項目檔案管理員在接收承建方的竣工資料時，應檢查所移交資料是否符合規定要求、在確保與原件一致的前提下，向各單位出具《接收工程項目檔案登記單》。承建方均應向建設單位移交竣工資料一式兩份。
4.2.5 歸檔
項目檔案管理員對於所接收的竣工資料，應按項目進行分類、編號和裝盒標識。
4.2.6 移交
竣工資料一式兩份，一份由項目檔案管理員移交給物業管理公司且在移交清單上簽收，一份移交給公司總裁辦統一管理。同時移交所有的移交目錄清單。
4.2.7 借閱
4.2.7.1 公司各部門、各項目借閱竣工檔案，應辦理借閱手續。
4.2.7.2 公司之外的單位借閱檔案，需經總裁辦負責人的批准。
4.2.8 銷毀
對凡需銷毀的資料、圖紙，必須先進行造冊列出清單，經項目經理部確認，方可銷毀，銷毀清單應予以保存。
4.3 檔案立卷的要求
4.3.1 文字資料立卷要求
4.3.1.1 檔案材料歸檔時，以A4（即210mm x 297mm）規格為標准，不足A4規格的應用A4白紙粘貼，過大的要折疊為A4規格。
4.3.1.2 檔案材料中的金屬物應去掉，對因復寫而透底材料，應墊上白紙，以確保檔案材料的安全。
4.3.1.3 文字材料組卷時，厚度不得超過2cm，一卷內有多種材料時，應用彩色薄紙隔開。
4.3.1.4 裝訂時，用棉繩三孔一線方式裝訂成冊。
4.3.2 圖紙的立卷要求
紙質竣工圖（或其它歸檔的紙質圖），歸檔組卷時以手風琴式折疊為4＃圖幅，連同圖紙目錄，散裝入統一的卷盒。
4.3.3 立卷檔案必須裝訂整齊，以相關流水號列印頁碼。
4.3.4 立卷檔案每卷必須有獨立的頁號和卷內目錄。
4.3.5 立卷檔案必須統一使用現行的封面、卷盒和目錄。
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② 工程資料管理制度
工程資料管理制度：
1、工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理並與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，並負責工程技術檔案資料的接收和移交。
2、為了便於各個管理環節的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。
3、工程建設中，各種技術資料交由檔案資料室統一管理發放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續。
4、設備到貨後，由物資組匯同有關部門開箱驗收後，設備資料（歸檔的發給施工單位的）統交檔案資料室統一管理，造冊登記並建立收發明細帳。
各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最後付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格後支付。
5、購置技術資料、圖書、標准由檔案部門統一申請，經批准後按計劃辦理，或委託有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收後方可辦理報銷手續。
工程資料管理辦法：
工程資料管理辦法是為適應集團公司新的組織架構，明確資料管理程序，按照國家規范、標准和地方的有關規定，結合集團公司的實際情況而制定的，自印發之日起執行。
工程資料管理制度_網路
③ 工程檔案管理制度！
檔案管理制度
為了做好工程及設備檔案資料的管理工作，參照《建設工程文件歸檔整理規范》等文件的有關要求,結合本公司實際情況和公司領導對檔案管理的相關要求特製訂本檔案管理制度。
一、 歸檔范圍
主要為工程和設備檔案資料:
1. 工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復的批示文件、對外發文、對外接收的文件)、各類合同（所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同，供應商（服務）單位的報價資質資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件，比價的考察調研報告，考察調研的影像、照片資料）、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理文件、施工日誌、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產移交手續及其他需要存檔的文件等。
2. 設備檔案是鑒定評價（儀器）技術狀態的科學資料，是為保障（儀器）設備正常運轉並處於良好狀態的重要依據。檔案員接收歸檔本公司的各類設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設備購買申請單、協議、合同、重要來往函件、電文；開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標准、隨機備件圖冊、軟體、硬體部分的文件材料、開箱檢驗記錄；安裝調試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見；運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設備儀器維護保養和安全技術操作規程、設備儀器使用記錄、設備儀器保養情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄；改造、更新階段合理化建議及處理結果、設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件、設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件、技術鑒定及成果申報獎勵等各類文件。
二、 檔案保密制度
1. 檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司的各項保密制度。
2. 凡涉及不宜公開的公司機密等檔案，應作秘密保管並嚴格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經本公司主管領導批准。
3. 凡作秘密和內部管理的檔案，應嚴格履行查閱審批手續，嚴禁擅自拍照和復制，利用者應嚴格遵守保密規定，不得泄露公司秘密。
4．對確已無保存價值的建設工程和設備檔案，列出銷毀清冊，經主管領導審批後，由銷毀人、監銷人銷毀，並簽名注銷。
三、檔案工作人員崗位職責
1. 熱愛檔案事業，忠於職守，遵紀守法，勤奮學習，具備檔案專業知識。
2. 負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用，為各項工作服務。
3. 按規定向當地檔案館移交應進館的檔案。
4. 積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況，接受其監督、檢查和指導。
5. 辦理領導交辦的其他檔案業務工作。
四、檔案管理制度
1. 非檔案管理人員不得擅自查閱檔案櫃里的案卷，確因工作需要，須經本公司主管領導批准同意後方可查閱。
2. 檔案櫃內的檔案要進行系統排列存放，不準堆放與檔案無關的東西, 做到完整安全，存放有序，查找方便
3. 做好檔案櫃內「六防」（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案櫃衛生整潔、安全。
4. 對檔案櫃所藏檔案要進行經常檢查，發現問題及時採取有效措施。
5. 凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件，儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規程、合格證及安裝調試等材料若系一式二份，應留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復印件隨機使用。
6. 檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統計工作。儀器設備檔案內的文件材料，要按時間先後排列好，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面編在右上角，背面寫在左上角，然後填寫好卷內目錄。
五、檔案安全制度
1. 嚴格執行定期檢查和進出檔案清點制度，檔案櫃實行專人負責，鑰匙應妥善保管，如有丟失應及時匯報並採取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案櫃里的檔案。
2. 每次長假前應對檔案進行全面檢查，檔案櫃加貼封條，切實消除安全隱患。
六、檔案資料查閱利用制度
1. 本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續借閱，必須辦理續藉手續。對於關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件，盡量不用原件，一般由使用人復印。
2. 檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時，須經分管領導批准，辦理外藉手續並限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負責。外單位人員需要復印檔案櫃里資料時,須經主管領導同意後方可進行。
3. 檔案櫃里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。
4. 查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴禁塗改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當事人行政、法律責任。
5. 查閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結檔案利用工作規律，更好地為各項工作服務。
七、檔案的收集
1. 檔案管理人員收到公司內部人員或相關單位人員給予的資料應及時登記。
2. 工程檔案資料按項目收集,檔案應按系統分類統一存放檔案盒貼上標簽並做電子目錄方便日後檢索。
3. 設備檔案資料按名稱分類組卷，將一組內容上具有有機聯系的材料組合成一個保管單位。卷內文件排列，依照設備材料的自然形成過程排列並做電子目錄方便日後檢索。
4. 應妥善保存各類檔案和資料，如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。
5. 勘察、設計、施工、監理等單位向本公司移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章後方可交接。
6. 項目簽訂承包合同中應明確規定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、內容、套數、案卷質量標准及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務。
7. 本公司購置的設備儀器的隨機全套資料，由拆箱負責人收集齊全，及時移交檔案員，統一積累和集中保管。
④ 建設單位工程部應如何管理檔案
首先所有的文件把目錄做好。