⑴ 物業檔案資料目錄
物業管理檔案資料很多，一般指物業檔案資料和管理檔案資料。
你要的物業管理檔案資料是物業管理服務過程的記錄，應包括業主清冊及收費台賬、業務受理記錄、維修養護記錄、保潔工作記錄、綠化養護記錄、保安值勤記錄、保安巡視記錄、保安監控記錄、小區訪客登記、機動車輛進出記錄、管理員每日巡視檢查記錄、物業經理抽查記錄和投訴處理記錄等。
⑵ 物業公司物業檔案管理辦法和行政檔案管理辦法
一、物業管理公司檔案管理規定：
1．公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管（包括代理主管）負責監督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2．有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件櫃要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。
3．物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4．物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5．物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認後方可離任。
6．物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7．因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8．公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9．物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，並保留追究其法律責任的權利。
二、物業管理公司管理保密規定：
1．在工作范圍獲有關的公司、物業管理公司內部資料，業主、用戶單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業管理公司及公司內部情況、業主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。
2．業主、用戶及員工資料統一存放在辦公室文件櫃中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業管理公司主管每周審核，其他工作人員未經許可禁止查閱。
3．物業管理公司物業管理處文件櫃備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執行以上事務
4．應工作所需而放置於辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯系電話、員工個人聯系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼於顯眼處，不得外泄。
5．公司制定的各類物業管理公司規章制度及工作指引，由物業管理處統一保管，高級管理員以上級別人員可借閱（須辦理借閱手續），每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6．發布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。
7．員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動為公司及業主保守秘密，對於任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕並向公司報告。
8．員工因執行保密規定不當，致使公司、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規定從重處罰，並由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
三．物業管理公司檔案資料：
1、物業管理公司驗收檔案：
1）土建、設備安裝竣工資料（圖紙、設備資料）；
2）設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件；
3）機電設備保養合約；
4）公共區域設施設備驗收記錄（管理公司）；
5）公共區域設施設備移交記錄（發展商、承包商與管理公司）；
6）單元驗收及移交記錄（承包商、業主與管理公司）；
2、物業管理公司二次裝修檔案：
1）用戶單元二次裝修圖則及審批手續；
2）二次裝修期間管理處監督檢查資料；
3、業戶資料：
1）入伙情況記錄；
2）業主（租戶）情況登記（包括名稱、單元號、聯系人、建築面積、交接單、入伙時間或租用期限等）；
4、物業管理公司管理文本匯編：
1）管理合同、管理公約、用戶手冊等統一裝訂成冊；
2）物業管理公司各類管理規章制度及裝修規定等；
3）物業管理公司各項管理分包合約；
5、物業管理公司設備維修保養類：
1）各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施；
2）各類設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄；
3）主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄；
4）物業管理處有用戶維修保修單，維修後應有回訪記錄；
6、物業管理公司設施設備檢測類：
1）變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄；
2）電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告；
3）生活水箱要定期清洗並存記錄，清洗後要有衛生部門水質檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明；
4）避雷系統要有定期檢測報告；
5）應有定期沉降檢測報告；
6）消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄；
7）其它設施設備檢測記錄資料；
7、物業管理公司物業管理處運作類：
1）正式文件應用電腦列印操作，並有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄；
2）物業管理公司管理費收繳情況
3）物業管理公司管理費財務報告
4）物業管理公司物業管理處運作報告；
物業管理公司物業管理處會議記錄（包括內部會議及與發展商或業主委 員會的會議）
*物業管理公司物業管理處值班記錄
*保安值班記錄
*設備值班與巡檢記錄
*管理工作計劃與報告
*工程設備管理計劃與報告
*物業管理公司物業管理處往來信函
*用戶報修與投訴處理記錄
*承包商維修或保養工作情況記錄
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詳細請參考物業管理網
http://www.gywygl.com/
http://blog.sina.com.cn/gywygl