① 檔案管理工作中存在的問題與建議
在檔案整理過程中,雖然整理方案明確了,但是在實際整理結果仍然與事先的方案相差很多,甚至背道而馳,通過近幾年的檔案整理經驗,總結了如下幾點,以便控制整理過程質量。
一、需要有明確的組織架構和職責分工
整理項目整體工程量有大有小,但是無論是大下,所需要職能職責需要明確,項目經理、質量經理、整理組長等,人員配備不一定齊全,但是職能必須清晰,落實到崗,到人。健全的組織是開展檔案工作的前提。
二、制定明確的整理方案
在檔案整理方案確定中,有兩個工作是非常重要的,第一,檔案整理的原則的確定。因為在檔案整理過程中,會有很多突發的問題,而且這些問題很可能在檔案整理進程中才能暴露出來的,所以,在整理方案確定過程中,制定對一些相同問題的處理原則是必要的,避免在後期針對有些問題重復、反復溝通,導致方案被拆解。有了必要的原則提出,便於對相同類似問題的在實際過程中的快速解決。第二,重要的檔案整理細節的預測和判定。檔案整理項目小組可以根據以往經驗,對於一些在檔案整理過程中的細節做事先的規劃,並拿出整理流程和控制方法,這樣,在檔案整理實際過程中,整理人員才有明確的整理依據,從而使檔案整理方案自始自終,統一標准。
三、集中的人員培訓和上崗
在很多小的檔案整理項目中,項目經理可能比較忽視人員的集中培訓,總認為集中培訓耽誤時間,影響產值,其實結果未必。我個人人為,檔案整理培訓工作應遵循集中培訓和師傅帶徒弟培訓的有效結合。對於一些原則和重要的整理辦法,應利用早會等時機有效宣貫,同時,在一對一培訓過程中,在實體講解。不要放過任何機會對檔案整理過程中的一些共同問題點做講解,並及時找到規避和解決的辦法。避免批量事故的發生。
最後,在檔案整理過程中,需要重視過程的質量控制,重視質量理念的培訓,在項目考核體系中,應明確的提出質量項目的考核內容,形成有質量目標、有質量管理辦法、有質量組織保障、有質量培訓手段、有質量目標考核稽核的一體化質量管理。