工程公司文件如何整理

A. 如何整理好公司文档

整理好公司文档是一个循序渐进的过程，需按照公司各项规定及档案办公管理要求去执行才能做好，才能逐渐完善办公管理体系。针对你说的情况，你还没有掌握公司的内业管理和各项程序，你不可能在短期内理清，无法完成或者说是应付领导临时交办的工作。在下也曾有过类似的经历，但最终还是解决了。我是这样做的，仅供参考： 一、向公司有资深阅历的人请教，请他帮你指导，你要虚心学习，态度一定要诚恳，他们会帮你理清头绪的。 二、向你的主管领导说明你的实际业务情况，不求转交他人办理，但求争取更多时间来帮你完成你所分管的工作，同时在短时间内尽快掌据公司有关业务的各项规定和办理程序。三、公司文件、文档材料众多，一时不能看完理清，首先划分出文档类型，同一类别规放一起，（如行政文档、销售、生产项目类及归属哪部门其他等等）同时还要掌握时间规属，长期的还是短期的；其次是填写好各项档案记录（如归档时间，归档人，归档部门，查阅人，归还时间及领导签字。。。）；最后如想加强内业管理的话，最好是采用电子管理，将所有的文档信息通过输入计算机里，可自编简易程序管理，以方便公司查找。结合你现在的实际，最后给你点建议，试试有没帮助：你可先将他交给你的文件列出个表单，简短介绍下纲要（注明文件名称、发放部门和主要内容等），一但领导要材料，你可给他看，是哪项文件，你如能分出哪些是当前的文件最好是暂时先放到一起，因为很有可能近期公司还要用它，其它的慢慢整理。另外，公司在会上或是某领导、同事透露要有什么新举措时，你当前可主动去收集整理公司相关方面文件资料，防止领导下任务时你拿不出来。当你都整理完毕时，你会发现公司所有交付你管理的材料你都掌握了，换句话说你知道的事情多了，公司更加离不开你了。其实书店里有很多公司办公类的书籍，卖一套备用可方便今后工作。

B. 公司文件分类管理怎么做

会博通综合文档管理系统，在知识管理、文档管理、档案管理、证照管理、办公自动化、人事档案管理，合同管理等领域走在世界领先水平。

集中统一管理企业内部不同层级、类型的文档资料

C. 企业的文件如何整理

解决问题的第一步是要意识到，文档并不是因为存在而存在的，文档有其目的及意义，尤其是对不同的人有不同的意义。所以重新梳理文档是一次好机会，一次真实了解“到底什么文档对于企业或对于各类工作是至关重要”的机会。

一、首先，可以将企业所有重要的人员聚集起来，进行一番讨论，确定我们现在有哪些文档？这些文档确实至关重要吗？如果至关重要，她对哪些工作起到了作用，起到了什么作用？之前的这类文档确实起到了他们应该起到的作用吗？文档工作本身仅仅是一种支持性的工作，再多的文档工作也不能保证企业的工作顺利完成，所以对于文档类工作的主要原则是成本效益原则，即用最少的力气维护最为关键的文档，以及那些真正产生出价值的文档。

二、接着，我们会发现，许多文档其实并不是什么大不了的文档，对于这些文档我们大可不必去关心。另一些文档则是大家都认为重要，但是肯定没有起到应该起到的作用，为什么？如果这些文档确实产生了价值，那么企业中应该早就有人在不断维护这些文档，而不是漠不关心。对于这些大家都认为重要，但没有产生价值的文档，我们应该问：有没有机会真正做到有价值？如果答案是否定的，那么还是不要花力气去维护的好，否则就值得首先改变文档的工作方法，然后才讨论维护文档的问题。

三、最后，将那些真正重要的文档名字汇集成列表，从现在开始好好维护。就睿泰的经验，对中小型IT企业真正重要的文档不会超过总工作文档的20%，符合20-80原则。只有那些真正重要的文档才值得企业花费额外的精力和成本去努力维护，否则人员的流动迟早致使这些文档的丢失。

总之，实践告诉我们，如果一份文档中的内容对于企业确实至关重要，并且已经产生价值，由于其文档总量并不很大，且时间跨度也远不如大型企业，所以真正的维护工作通常是较为简单的，专门准备一台文档服务器，并有一位专员兼职维护，定期（约3个月左右）备份即可。

D. 如何整理工程图纸和存放

按照图纸编号、专业分门别类，如果存档，要按照规范要求折叠、装订成册，如果要施工，方便翻阅，就按侧边装订，平摊避光存放。

建筑工程图纸分为建筑施工图、结构施工图、设备施工图。 它是审批建筑工程项目的依据；在生产施工中，它是备料和施工的依据。

当工程竣工时，要按照工程图的设计要求进行质量检查和验收，并以此评价工程质量优劣；建筑工程图还是编制工程概算、预算和决算及审核工程造价的依据；建筑工程图是具有法律效力的技术文件。

(4)工程公司文件如何整理扩展阅读：

建筑工程图是以投影原理为基础，按国家规定的制图标准，把已经建成或尚未建成的建筑工程的形状、大小等准确地表达在平面上的图样，并同时标明工程所用的材料以及生产、安装等的要求。

它是工程项目建设的技术依据和重要的技术资料。建筑工程图包括方案设计图、各类施工图和工程竣工图。由于工程建设各个阶段的任务要求不同，各类图纸所表达的内容、深度和方式也有差别。

方案设计图主要是为征求建设单位的意见和供有关领导部门审批服务；施工图是施工单位组织施工的依据；竣工图是工程完工后按实际建造情况绘制的图样，作为技术档案保存起来，以便于需要的时候随时查阅。

E. 如何整理工程归档资料

根据《建设工程质量管理条例》（国务院第279号令）、《城市建设档案管理规定》（建设部第90号令）、国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）各行业标准《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）的规定，你单位建设的 工程自竣工验收合格之日起3个月内必须向市城建档案馆报送一套符合规定的工程档案。 为了做好该项目档案的编报工作，现就有关问题告知如下： 一、工程档案报送的内容和组卷方法 根据《建设工程文件归档整理规范》规定，向城建档案部门报送的工程档案为部分具有长期和永久保存价值的工程档案，具体内容和组卷方法可参照《三亚市建筑工程档案报送内容组卷表》（见附件）整理。 二、工程档案的质量要求 工程档案的案卷质量必须符合《建设工程文件归档整理规范》和《建筑工程资料管理规程》的要求。 三、工程档案报送期限 自竣工验收合格之日起3个月内报送。 四、违法责任 逾期末向市城建档案馆报送工程档案的，将按《建设工程质量管理条例》第五十九条和《城市建设档案管理规定》第十四条处1-10万元罚款。 五、报送的工程档案经验收合格，即予以退还工程档案风险金。 整理工程归档资料要看当地相关的规定，没有固定的目录！

F. 公司文档很乱 要整理好 怎么整理才有效讲文档保存好 归类好

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会博通企业档案智能管理系统，助力企业机构打造出专业知识生态圈，实现文件管理、档案保管、证件管理、办公系统、个人档案管理，合同管理功能。

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1.自定建立档案保管归类构架：
档案管理的统一平台，支持档案资料管理架构的自定义，为政务机构，企业组织内档案管理，可以依据实际管理需求，实现档案分类管理。

2.档案资料取卷管理方法：
档案资料管理软件，可以从库房取出需要的数字化纸质实体档案，取卷时注意，可以精准记录所取案卷的存放位置。一定要按照顺序拿取，要做到不丢卷，确保案卷资料的完整。

3.建立档案自定义：
档案自定义是文件的相关属性，或者说文件资料的相关属性。。创立档案自定义就是在系统中进行立卷分类。

4.档案拆卷管理：
档案管理系统拆卷的含义是手工制作拆卸案件材料订装，假如纸版纸质材料信息内容已储存在我们的系统软件中，需确保案件材料的详细，查验是不是有缺页、漏页以及它不正确，正、副卷标明是不是恰当。维持案件材料的清洁，拿掉档案材料中的金属物，标明每卷（包含正、副卷）的页码以及他的特殊情况。

G. 公司文件如何整理才可以做到分类清楚，便于查找有无涉及相关法律的问题。

*不要保存不必要的文件。不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯。花一点时间浏览一下内容，只有了解到它跟你的工作有关时再保存。电脑里保存太多零碎文件将来找的时候会很不方便；而且它们还会影响电脑的运行速度。---所以保存文件之前先筛选一下。

*给你的文件和文件夹统一命名。例如：可以将文件夹分成“顾客”、“卖方”和“同事”三个子文件夹。在前面标上简写的名字用于区别它们隶属于不同的文件夹。还有，我们可以为不同的文件夹设置不同的外观使他们变得更容易区分。

*把有关的文件存在一起，而不去管他们的格式。举个例子：把与同一个项目有关的word文档、ppt、spreadsheet和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的ppt，另一个装所有的spreadsheet等等。这样，找某个特定项目的各种附件将更加快捷。

*把在做的项目和已经完成的项目分开来。有些人偏向于把当前未完成的项目保存在桌面上。等项目做完了，再移到合适的地方去分类存放，然后再定期的（例如每周或者每两周）把那些不再需要的文件也按类别放到已完成文件夹里。

*不要让文件夹里装得太满。如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹，多到整个屏幕都显示不下，还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目---这时就应该把这个满满的文件夹分成几个小一点的子文件夹，列一个按修改时间顺序或者字母表顺序的清单，这样便于今后提取。比如：你可以把一个叫“business plan”的文件夹分成“BP2005”、“BP2006“和“BP2007”等子文件夹。同样假设你的一个客户叫Delta Traders，你就可以按照客户的姓名分成"Delta Traders sales presentations"和"Delta Traders contracts."这样的方式使子文件夹显得有条理，而不是一堆文件清单堆在一起。

说到这里，还有一个需要注意的小要点，如果子文件夹的文件少于五个的话，那你去点开层层的文件夹找到所需的文件可能节省不了多少时间。

*记得备份你的文件归档系统。再强调一遍：这个听起来有点枯燥，但是很重要。所有坏过硬盘的人都可以证明！首先保证给计算机定期做备份，再给文档信息包括联系人都做备份。

按行动先后次序整理

利用这些更深入的方法定制你的文件归档系统。这有助于你分清工作优先级，提高效率。

*按日期整理文件。把文件夹按日期命名。这样可以帮你在不点开文件夹的情况下确定那个文件是最近的，例如：一个文件夹命名为”Guidelines 12Oct07“表明这个指导文件是2007年10月12号的。（如果你做跨国工作的，这个日期有时候写作121007，容易混淆！）

*很多人用版本号来区分不同改编过的文件。例如："Delta Traders contract v1"和 "Delta Traders contract v2."这样也可以帮助我们跟快的找出有用文件。

tips：如果你的文件是几个人共同管理的，你必须特别注意一下版本问题：如果把别人的版本弄混了或者弄丢了会很烦人

把版本号放在文件名一起的同时，还要把版本列表放在文件中表明版本号、版本日期、修改者，还有，如果有的话，修改类型也要标注。

*使用”记事本“文件。记事本文件，也就是所谓的”43文件夹“方案，是很多人用的一种独特的文件整理方式。建立12个文件夹（每个月一个）另加31个子文件夹（一天一个）。把每天要完成的工作放在相应的文件夹里。这样在每天开始的时候，打开那天所对应的文件夹，把文件全部放到桌面上或者放到“today”文件夹中。然后把空的文件夹移到下个月对应的位置。如果你又是一天不能完成当天的工作，那就把它放到明天对应的文件夹中。这个系统可以帮助你整理记录每天的任务，也可以作日记本用。

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对于任何一个高效方便的文件归档系统来说，适合你是最重要的。在某种程度上它取决于你工作的性质。所以，没有一个万能的方法去做归档，你也可以根据这些小建议定制出一套适合自己的系统。

H. 公司内部文件应该如何分类整理

买文件柜，分类归档，在档案袋上标明索引，然后建立一个excel文档，把文件名称、关键词、来源、日期、归入哪个档案袋等信息分栏写入。需要找文件时先检索此excel文档，然后对应去取即可。

不过我更建议采用一个软件程序的管理系统，尤其是电子版的文件，管理起来会更方便。