公路工程档案管理制度

『壹』 求文档: 交通部公路工程竣工档案目录

公路工程档案管理制度
公路工程档案管理制度

公路项目C01项目经理部

目 录

1 目的与适用范围... 1

2 制定依据... 1

3 编制内容、顺序及分工... 1

4 工程档案资料编制要求... 1

5 工程档案立卷归档要求... 3

6 工程档案存放 . 5

7 工程档案管理实行质量终身制... 5

8 组织机构... 5

9 检查... 6

10 奖罚办法... 6

11 附件： 附件1 公路工程竣工档案总目录... 6

1 目的与适用范围
为规范公路工程建设项目的工程档案管理，加强工程内业资料编制质量，确保工程档案资料准确、系统、完整，以为工程交(竣)工档案的顺利验收和移交奠定基础,特制定本办法。

适用于公路项目经理部工程资料的归档与管理。

2 制定依据
2.1交通部颁发的现行公路工程标准、规范、规程。

2.2国家档案局《国家重大建设项目归档要求与档案整理规范》。

2.3交通部2004年第3号令《公路工程(交)竣工验收办法》。

2.4交通部交公路发[2004]446号《关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》的通知。

2.5黑龙江省交通厅《公路工程档案管理实施方案》(2005.4)。

3 编制内容、顺序及分工
按照本办法附件1公路工程竣工档案总目录所示内容和顺序收集、整理。

第四部分由施工单位编制，第五部分由参建单位共同完成。

4 工程档案资料编制要求
4.1 项目部设专职资料员进行工程档案资料的收集、整理和归档工作，并分别不得少于3人。

4.2工程档案资料的收集、整理、归档工作必须按照本办法的具体要求与工程建设同步进行。

4.3 工程档案资料文件编制要以《公路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1-2004）中各单位、分部、分项工程的划分为原则，按照一公里路段为一个单元进行质量评定；大、中、小桥及涵洞分别单独进行质量评定。

4.4 表格填写要求

4.1.1表头填写

项目名称：鸡西至讷河公路林口至拜泉段工程建设项目

承包单位：中国十五冶金建设有限公司鸡讷公路项目C21项目经理部

监理单位：黑龙江省远升公路工程监理咨询有限公司

合 同 号：以签定合同的合同号为准

编 号：工程施工表格表头编号，按下列原则统一进行编号。其顺序为:

发件人号 表类表号 受件人号 序号

编号说明:

①发件人、受件人代号：承包人按其所在标段编列：路基路面合同段为C21；监理合同段为没M1、M2、M3、M4、M5、M6、M7、 M8； I为驻地监理办、H为高级驻地监理办、Y为业主（或业主代表）。

②序号：按流水号编列，每一个合同段不允许有重复编号。

③例如： 表号：C21A11I012

意义：C21标段致驻地监理第012号“工程报验单”（A-11表）。

表号:YB08C1003

意义：业主代表批复给C1标段的第003号“索赔审批表”（B-08表）。

4.4.2表格内工程名称的填写

分项、分部、单位工程的填写一律以部颁《公路工程质量检验评定标准》规定名称为准。

4.4.3表中单位及小数位数填写

以国际单位为准，汉字或字母，同时注意字母的大小写。小数保留位数必须符合试验规程要求。

4.4.4施工表格填写

时间准确，记录数据真实，填写项目齐全，不允许漏记或事后补记。图样清晰、图表整洁、字迹工整、不许涂改、编造，内容真实可靠。一律采用碳素笔或黑色钢笔书写。

4.4.5试验、检测记录填写

试验数据的处理依据部颁《公路工程试验规程》办理，检测标准、检测方法、检测频率、评定方法以部颁（或设计）标准为依据进行填写处理；施工过程控制以指挥部下发文件为准执行。施工及监理单位试验用表详见附件2。

4.4.6施工日志、监理日志、试验室日志填写

施工日志必须详细写明日期、天气、工程内容、工程地点（桩号）主要人员、设备、材料投入使用情况，主要施工技术负责人、施工现场负责人、质量负责人、完成的工程数量和质量情况。

试验室日志应详细记载每天试验进行情况、完成情况、试验原始数据、实验结果与结论，充分发挥试验数据的代表性。

4.4.7签字盖章

①所有内业表格中的承包人、监理工程师、检测中心主任必须由本人填写，不得代签或漏签，并加盖名章；其他人员可签字不盖名章。

②开工报告、施工组织设计、图纸会审纪要、技术交底等成册资料封皮加盖公章。

③竣工成果表（工程汇总表格）必须用电脑打印，但负责人、监理签字需要本人填写，打印表格只允许用激光打印机。

5 工程档案立卷归档要求
5.1 档案数量及保管

由建设单位汇总成四套完整的档案，一式四套：一套由建设单位归档保管；一套交接养单位归档保管；一套交档案局归档保管；一套由施工、监理单位自行保管。

5.2 文件材料的整理、立卷

5.2.1 施工文件应按合同段、分期工程、施工工序、内容、时间排列组卷，各项施工原始记录按路线进行方向，施工工序排列组卷。施工单位归档文件目录详见附件2，每道工序所需存档内业表格详见附件3。

5.2.2 附属工程如房建、收费站等形成的文件材料，按城建档案管理实施办法立卷归档。（参照黑建规字[1990]第357号文件）。表格采用城建部门统一下发的最新表格。复印后即可使用。

5.5.3 照片、录音带、录像带、磁带（光盘、软盘）声像资料

⑴整理、立卷：公路工程建设中形成的照片、录音带、录像带、磁带（光盘、软盘）声像资料，按声像、照片、磁性载体档案管理规定、规范立卷归档。从立项到施工（隐蔽工程）到竣工及项目主要活动等，要全面反映项目建设的全过程，其中照片要按施工进展顺序和项目主要活动分别组成案卷，排列顺序。

⑵照片档案

①公路工程建设中形成的照片与底片一同放在专用的照片档案盒中保存。

②照片档案目录：包括照片题名、照片文字说明、照片编号。

照片题名：在尽量保证基本要素内容完整的前题下，将文字说明改写成照片题名，照片题名不超过50个字。

照片文字说明：包括事由、时间、地点、人物、背景及摄影者。

a.事由：照片影像所反映事件、事物的情由。

b.时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；

c.地点：被摄物所在的具体地点。

d.人物：照片影像上主要人物的姓名、身份。

e.背景：对提示照片影像主题具有一定作用的背景。

f.摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

照片编号：案卷内照片的顺序号

③不允许用数码相机拍照

④卷脊内容要与卷内目录内容相同。

⑶录音带、录像带、磁带(光盘)等归档的磁性载体文件

①必须是可读文件，无病毒，清洁，无划伤，内容完整、准确。

②归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明，必须贴上标签，一式两份（A、B盘），一份作为保存件，不得外借。

a.磁带（软盘、光盘）的套、盒上需标注带（盘）编号、软件名称、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。

b.录像带盒子上需标注带编号、片名、摄制单位、摄制日期、密级等标识。

c.录音带盒子上需标注带编号、片名、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期，密级，讲话时间等。

⑷照片、录音带、录像带磁带日期写法规定：如2007年5月21日应写成20070521。

5.3案卷装档规则

5.3.1 一般卷内文件装订成一册为一本案卷（一盒），也可一本案卷内装几册文件。

5.3.2 案卷应由案卷封面、卷脊、卷内文件目录、卷内文件和备考表组成，每卷内容排列顺序为：案卷封面—卷内目录—文件—备考表。

5.3.3 案卷封面、卷脊、卷内目录及备考表由指挥部统一下发标准格式。

5.3.4 卷内文件应符合以下要求：

⑴归档文件材料要齐全，没有缺页、串页及夹有空白页，书写工整，字迹、线条清楚。纸张采用70g/m2木浆亮白纸，为便于长期保管，格式统一，幅面为国际标准A4型纸（297mm×210mm）。

⑵卷内文件的页号：每卷从1开始（序号前不准加00），顺序排号，用卡号机卡号，单面书写右下角，双面书写面在右下角，背面在左下角，图样的页号编写在右下角，成套图样或印刷成册不必重新编写页号，各卷之间不连续编写页号，页号颜色为黑色。

⑶材料出厂证明、合格证及委托的试化验单，若纸张大小小于A4纸张的，应在此单据四周涂抹防腐或防虫胶水并把此单据粘贴在A4纸上，并复制一份将复印件附在原件之后存档，原件与复印件为同一页号。

⑷一册案卷由多份或多册材料组合而成，其中要在每份或每册材料的封皮上加盖档号章（例如施工合同一卷由多份合同组成，每份合同的封皮上要加盖档号章）。

⑸竣工图

a.施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图。

b.凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖并签署竣工图章作为竣工图，在原图上修改时应注明修改依据，经编制、技术监理人签字方可归档。并经监理工程师审核，确认无误后，方能同意竣工验收。

c.竣工图图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重新绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。

d.重复使用的标准图通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。

e.竣工图整理完成后要加盖竣工图章。

⑹竣工图章:由指挥部统一刻制、下发，尺寸为80mm×60mm红色,包括编制单位名称、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、监理单位技术负责人及标明是×××竣工图，并且相关人员签字及其他文字填写要齐全、清楚，竣工图章应盖在竣工图右下方的空白处。

⑺图纸的折叠：图纸可以按BG/T10609.3-1989《技术用图复制图的折叠方法》,统一折叠成297mm×210mm大小,底图不折叠,平放在专用底图柢内;大于1号纸的底图也可卷放装筒。

⑻卷内文件的装订：按省交通厅统一要求采用棉线加胶装订（在未装订前不允许用任何金属物装订）；每卷厚度文件材料一般以2cm为宜，图表一般不超过4cm，如同类文件数量较多，可分成几卷，但每卷要有各自的卷皮、目录和备考表，并在卷盒及卷皮的案卷题名中揭示内容。

⑼装订的竣工图只需加盖竣工图章不需要加盖档号章。房建图纸不装订，除加盖竣工图章外还需要再加盖档号章。

6 工程档案存放
内业资料要按其类别分放在不同的档案盒内，标识清楚；并配备充足的档案装俱，注意防潮虫蛀。
7 工程档案管理实行质量终身制
工程档案整理编制完成，并提交到建设单位后，并不免除施工单位应对其所承包项目的竣工文件、档案的责任，项目法人及立卷人按各自的职责对所编制的竣工文件负终生责任，如发生重大事故，按国家有关规定追究相应行政和法律责任。
8 组织机构
8.1项目部成立工程内业档案管理小组。

详见http://www.ekw.cn/Article/Article.asp?ArticleID=517456

『贰』 天津市工程档案管理制度

工程档案管理制度

一、总则

一、为了加强TQ－04标段档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据《江苏省高速公路建设项目档案管理规范》以及有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本档案管理制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，达到“建一流交通工程，创一流工程档案”的目标。

二、档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各分部应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，把此项工作做为考核本分部工作的一部分。

三、档案管理体系与职责

经理负责档案的全面工作，工程技术档案，由项目总工主管。项目经理部诚恳接收通启高速公路建设总指挥部的指导和检查。

（一） 主管经理
1、组织经理部、分部技术部门，贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。
2、负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。
3、布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。

（二）档案管理室
1、档案管理室由工程部负责，贯彻执行本制度统一管理档案。
2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。
3、对各分部档案管理的质量好坏，给予奖励和处罚。
4、 参加建设项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作，专职或兼职档案管理员必须参加。
5、工程技术档案由项目总工负责，由工程部主任根据《公路工程竣工验收办法》或合同中规定要求进行收集组卷，移交通启高速公路建设项目档案室，并办理移交手续。
（三）各分部
1、各分部接收档案管理室的业务指导和检查，在工作中接收主管领导和档案管理室负责人的领导。
2、档案管理员对接收的档案进行分类，编号，登记，统计和日常必要的整理。

四、经理部、分部应加强对档案工作的领导，由分部经理领导分管分部此项工作。并应将档案工作纳入工程计划管理之中，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制，建设项目专职档案或兼职档案员要参加工作例会和工程质量评定会，参加设备开箱、参加各单项验收和工程项目总验收。

二、文件材料的形成、积累、整理、归档和移交

一、高速公路建设项目文件材料要字迹清楚，图画整洁，签署完备，文件材质优良，不得用易褪色的书面材料书写、绘制。归档文件材料应为原始件。

二、做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证施工组织设计、图纸会审记录，施工日志，变更设计报告，设计变更通知单，开工报告，施工技术总结等，按规定在工程竣工验收前编制好竣工图，并加盖竣工图章，由施工单位负责人审核签字。

三、在职责范围内做好与高速公路建设项目有关的文件材料的收集、积累工作，按《江苏省高速公路建设项目文件材料归档范围内及保管期限表》的要求将具有查考利用价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。

四、高速公路建设项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。其分类组卷做到科学合理，充分保持卷内文件有机联系，归档案卷要符合《江苏省高速公路建设项目档案、案卷质量标准》的要求，分类编号方法依据《江苏省高速公路建设项目档案分类编号表》执行。

五、编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列十条标准。
1、归档文件、齐全完整；
2、分类清楚，保持联系；
3、题名确定，容易查找；
4、卷内排列，系统条理；
5、保管期限准确；
6、密级划分恰当；
7、蓝图折叠，符合要求；
8、卷皮书写，正楷整法；
9、案卷装订，整齐美观；
10、声像资料，清楚清晰。

六、在高速公路建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。

七、向管理单位移交时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容，案卷数，图纸份数，并有完备的清点、签字等交接手续。

八、负责对全部工程归档文件的汇总整理，并根据江苏省高速公路档案分类编号体系完成案卷的编目工作。

附：1、工程档案管理流程图
2、工程档案管理组织机构图

『叁』 求高速公路管理所考勤管理制度及档案管理制度。

考勤制度参考：
http://www.baoku168.com/guanli/shi/gongju//wenjian/0703.htm
http://start.icxo.com/htmlnews/2006/02/22/770398_7.htm
档案管理制度如下：
档案管理制度
为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本办法。

一． 公司的档案范围

1． 企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。

2． 企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。

3． 企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。

4． 企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。

5． 企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。

6． 企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。

二、公司档案管理体制

1． 公司档案管理机构：行政部统一管理公司各类档案（会计档案除外）。

2． 公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。

三、立卷归档制度

1．档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。

2．归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。

3．归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：

3．1．按年形成的文件，第二年上半年归档。

3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

3．3．凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

3．4．工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。

4．归档要求

4．1．材料完整齐全。

4．2．系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。

4．3．立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。

4．4．在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。

4．5．由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。

5．部门归档要求

5．1．编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。

5．2．文件按时间顺序排列，最近的在最上面。

5．3．一个客户一个立卷，一个档案盒。

5．4．贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。

5．5．定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。

6．档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。

7．记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。

四、档案管理工作

1．档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。

2．档案保管：公司设立专用文件库保存档案。

3．档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

4．档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

五、档案利用工作

1．凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。

2．档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。

3．档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。

4．依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。

『肆』 如何做好工程档案管理

工程项目由于时间长、类别繁杂、涉及部门多、要求严格等众多原因，导致工程档案难管理
项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位必须建立项目档案管理责任制，将档案管理工作纳入项目法人制、招标投标制、工程监理制和合同管理制，并建立与工程档案工作任务相适应的管理机构，配备档案工作人员，制定管理制度，明确各单位对工程项目文件材料形成、积累、整理归档的职责，并采取相应控制措施，确保建设项目档案的完整、准确、系统、安全。
归档文件的质量要求
（一）归档的建设项目文件应保证其中一套均为原件，其余各套为复印件。
（二）归档的建设项目文件必须齐全完整，必须准确反映建设项目各种活动的真实记录，必须符合其形成规律。
（三）归档的文件材料以不重不漏为原则。若卷与卷之间相互有关联的文件，可在备注中说明关联文件的位置。
（四）归档的建设项目文件必须做到审查、签字、盖章手续完备、制作及书写材料优良、书写工整、打印字迹线条清晰、图表整洁、格式统一。
1．不得用任何塑胶、塑封、塑膜、胶圈、塑料封面等易老化腐蚀纸张的材料做文件材料的封面或装订材料。
2．文件材料的书写材料应符合耐久性要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具，凡属易褪色书写材料（如复写件、传真件）应复印保存，若为原材料试验报告须复印后由原报告单位加盖公章。
（五）归档的建设项目文件中的文字材料幅面尺寸规格为A4幅面（297mm×210mm），不同幅面的图纸、图表一律按A4幅面折叠成手风琴式，图标栏露在外面。
（六）图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
（七）竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、安全设施、房建、收费监控通讯系统、绿化工程等的全部施工实际造型和特征。
（八）施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图，但必须标明变更修改依据。
（九）凡施工图结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。
（十）同一建设项目中重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。
（十一）竣工图、表的编号办法，可参照原设计图纸，并按实际竣工图纸的数量重新编写图号和页号。
（十二）竣工图所用图例、比例和图幅应与原设计图一致。
（十三）竣工图应逐张加盖竣工图章、竣工图章的基本内容应包括：××公路××段××工程竣工图、施工单位名称、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、现场监理、总监。

『伍』 工程档案如何管理

会博通档案管理系统：工程项目档案的全生命周期管理

从起草、审批到归档的自动化流程管理，与分布式的档案整理与数字化管理并行，全面实现纸质、电子档案的实时归档。

会博通档案管理系统：工程项目档案的规范化应用

档案的规范化管理，全面权限控制存取，标准化借还管理

『陆』 浅谈如何做好高速公路工程档案管理工作

摘要：随着高速公路建设事业的迅速发展，形成了大量的业内资料即建筑档案，但是由于高速公路的建设时间跨度长、项目繁多，故在档案资料归档时经常发现资料残缺不全；同时由于档案管理人员和做资料人员工作能力参差不齐，造成了资料填写很不规范，甚至错漏百出。通过系统地介绍工程档案的建立过程和档案整理过程中常见的错误，可以有效地提高档案管理人员的知识水平和工作能力，从而使档案管理工作得以顺利进行。