① 谁知道技术档案管理流程和管理方法
以下是铁道技术档案管理的实施细则,相信对你有借鉴的意义
((81)铁办字53号 1981年1月13日)
第一章 总则
第1条 为了建立、健全科学技术档案工作,完整地保存和科学地管理铁路科学技术档案(以下简称铁路科技档案),充分发挥铁路科技档案在社会主义现代化建设中的积极作用,遵循“中华人民共和国科学技术档案工作条例”的规定,结合铁路系统的实际情况,特制定本规则。
第2条 铁路科技档案,是铁路运输、生产技术、基本建设和科学研究等技术活动中形成的,具有利用价值,按照归档制度归档,集中保管的科技文件材料。主要形式有:图片(包括底图)、图表、文字材料、计算材料、胶卷(片)、照片等。
铁路科技档案种类有:
1、铁路运输档案;
2、生产技术档案;
3、基本建设档案;
4、科技研究档案;
5、设备仪器档案;
6、铁路标准档案。
第3条 铁路科技档案,是铁路运输生产、建设和科研等技术活动的历史记录,是全路职工劳动和智慧的结晶,是铁路现代化运输、产品制造、基本建设、科学研究和设备维修的依据和必要条件,是国家的宝贵财富。因此,铁道部、各铁路局、工程局、设计院、规划院、工厂、铁道科学研究院(所)、铁道学院(校)以及有科技档案的基层单位(以下简称各单位),都必须建立、健全科技档案工作,对科技档案实行集中统一管理,保证科技档案的完整、准确、系统、安全和有效地利用。
第4条 铁路科技档案工作,是一项专门的事业,是铁路企业技术管理工作的组成部分,各单位都必须把科技档案工作纳入技术管理工作中去,加强领导。
第二章 铁路科技档案管理体制和领导关系
第5条 铁路科技档案工作,实行统一领导分级管理原则。铁道部对部属各局、厂、院、校科技档案工作实行统一的领导和管理。部属各局、厂、院、校对所属单位的科技档案工作,要进行统一领导和管理,制定具体的实施办法和措施。
第6条 铁道部档案管理处,是铁道部管理全路档案工作的职能机构。它负责拟订档案管理制度、规划、计划和措施,总结交流和推广档案工作经验,培训档案工作干部,对铁路系统各单位档案工作,进行监督、检查和业务指导。
第7条 铁道部档案馆,主要任务是:
1、按照铁道部规定的进馆范围和进馆办法,对铁路系统的科技档案和文书档案进行收集、整理保管和提供利用;
2、根据需要,编制档案查找利用工具,编写专题资料汇编和铁路史料;
3、负责全路进馆档案的缩微复制工作。
第8条 部属各局、厂、院、校,要设立直属科技档案管理工作机构,在总工程师的领导下,统一管理本机关和所属单位的科技档案工作。
第9条 各单位必须根据需要为科技档案部门确定定员,并按定员配备能胜任工作的干部。从事档案工作的科技人员,是技术管理干部,应保持其技术职称,与其他科技管理人员享受同等待遇和晋升。
第10条 各单位都要积极创造条件,采取措施,加强科技档案队伍的建设,培训本系统科技档案人员,不断提高档案业务水平。
第11条 部属各单位科技档案管理工作机构的任务:
1、负责拟定本单位的科技档案管理实施办法;
2、负责对所属单位的科技档案工作进行监督、检查和业务指导;
3、负责科技档案室的下列工作:
(1)收集、整理、保管和统计本单位的科技档案;
(2)积极开展科技档案的利用工作,编制各种查找利用工具和汇编参考资料工作;
(3)督促和协助本单位有关人员正确的整理需要归档的科技文件材料;
(4)负责组织和承办科技档案的鉴定和销毁工作;
(5)组织和监督科技档案的核对、修改和补充工作;
(6)负责向铁道部档案馆办理科技档案的进馆工作;
(7)对科技文件材料的形成、积累、立卷、归档有监督、指导的责任;
(8)负责做好科技档案的复制工作;
(9)兼管科技资料工作。
第三章 科技文件材料的形成和归档
第12条 铁道部机关各专业主管局和部属各单位,在制定有关规章制度时,对必要的科技文件材料的组成与内容、形成与积累、立卷与归档应做以明确的规定。对科技文件材料的形成、积累、立卷、归档,应纳入有关部门和科技人员的职责范围、工作程序和岗位责任制中去。没有完整、准确的科技文件材料的归档,不能算完成任务。
第13条 各设计、施工和基建单位,都要严格按照有关规定、认真积累、绘制设计、施工、竣工技术文件材料。在基本建设工程竣工时,工程部门(施工单位)要及时整理、编制、移交完整、准确和质量良好的竣工文件和竣工图。办理交接验收工作,必须移交完整、准确和质量良好的竣工图。特殊情况,移交竣工图日期,可由交接双方商定。属于进馆范围的竣工图,应绘制正式竣工图。竣工图有底图的,应随竣工图移交给使用单位(铁路局、工厂)保管和使用。
第14条 各单位对每一项科研成果、试制产品、基建工程,在进行鉴定、验收时,要有有关的科技档案部门的人员参加,对应移交、归档、进馆的科技文件材料,进行审查和验收。
第15条 各项科学研究、产品制造、工程设计、基建施工设备安装的负责人员或技术部门,在该项任务完成之后,必须将形成的科技文件材料,收集齐全,核对准确,按有关规定,整理分类,组成保管单位(卷、册、袋、盒),及时地向本单位科技档案管理机构归档。归档份数可以根据需要确定。
归档的案卷,要写好案卷封面,卷后附备考表,填好卷内目录。每个项目的档案,可以组成一个保管单位,也可以组成若干个保管单位。每个保管单位的文字材料和图纸的折迭尺寸为297×210毫米。
案卷归档时,要办理归档手续,由归档人编写好案卷移交目录一式二份,交接时双方在移交目录上签字。
第16条 凡是归档的科技文件材料,都应做到书写工整、图象字迹清楚、反差良好、胶卷质量优良,有利长久保存。进馆的科技档案,材质和质量都必须保证优良,避免用复写纸、铅笔、元珠笔书写。
第17条 铁路科技档案的归档范围:
1、铁路运输档案:在铁路运输组织、计划和指挥中形成的列车运行图、列车运行时刻表、列车编组计划、机车交路图。
2、生产技术档案:在机车车辆、通信信号、大型机具、桥梁、及其他器材等产品试制、试验、新造、改造和修理工作中,各阶段形成的设计图纸、说明书、计算书、记录、条件、规范、工艺文件、工艺装备以及作为设计、制造、试验、试制、修理依据和审批鉴定的文件材料。
3、基本建设档案:在铁路线路、站场、路基、地质、枢纽、桥梁、隧道、涵渠、通信、信号、给水、排水、电力、工厂、房屋、文化福利设施和机车、车辆、主要客货运输设备等新建、改建、扩建、大中维修、勘测、设计、施工和竣工验收中,形成的路网规划、设计意见书、选线(厂)报告、初步设计、技术设计、施工设计、施工记录、竣工图、交接验收报告、技术总结、以及作为设计、施工依据和审批鉴定的文件材料、图纸、说明书及其他文件材料。
4、科技研究档案:在科研、试验、技术交流、应用、考察、合作、技术革新、技术革命、发明创造、教学研究和铁道出版等工作中形成的科技成果、报告、计划、大纲、任务书、论文、著作、专刊、记录、总结、以及审批鉴定、评议、推广和作为依据的文件材料。
5、设备仪器档案:在生产建设、产品制造、研究试验、测量化验、养护维修等需要而购置、进口或自制安装使用和储备的机械动力设备、仪器仪表设备和非标准设备的图纸、说明书、规程、规范、记录等科技文件材料。
6、铁路标准档案:在铁路产品标准、技术标准(部标专业标准、企业标准)和铁路工程建设标准(标准图、通用图、参考图)等的设计工作中产生的任务书、说明书、设计图、计算书及其审批鉴定的文件材料。
援外工程档案归档范围,亦应比照上述内容。
停建缓建工程的科技文件材料,要由有关技术业务部门或技术负责人整理好,送由本单位档案部门妥善保存。
第18条 各单位在设计、施工、制造中,采用的铁路标准,应作为本单位的科技档案归档。但在每个基建、产品项目的档案中,可以不附,只在各该项目的目录中,注明其名称、编号、编制日期。
第19条 凡在科技研究工作中形成的科技文件材料,不论成功的项目,或是不成功的项目,或是停止的项目,都应归档。
第20条 若干单位共同承办一项任务时,所形成的科技文件材料,应该由主办单位归档一套完整的档案;协作单位只归档其承担任务的有关部分,并提供相同的一份送交主办单位。
第21条 科技文件材料的归档时间,应按照工作程序,可以分批分期立卷归档,也可以在科技文件材料全部形成以后一次归档。一般情况下,科技研究档案,应在每项科研任务完成或停止之后归档;基本建设档案,应在每个工程项目或阶段竣工并交接验收之后归档;生产技术档案,应在每个产品定型或批量生产之后归档;设备仪器档案,应在每个设备仪器使用或安装之后归档;铁路标准档案和铁路运输档案,应在每个项目批准之后归档。
第四章 铁路科技档案进馆范围和办法
第22条 部属各单位,对形成的重要科技档案,要按规定的时间和办法,送交铁道部档案馆保管和利用。具体的进馆范围,详见附件一。
第23条 进馆的科技档案,规定一套。其中:图纸部分,有底图的应随同进馆的档案送档案馆,由档案馆及时地对整套档案翻拍复制成胶卷后,底图退回原单位保管和利用。
有条件的单位,对于进馆范围的科技档案,可以翻拍复制成质量良好的35毫米有孔胶卷进馆。档案馆根据需要拷贝多套以便分存和利用。
对负责进馆的单位和时间规定如下:
科技研究档案,在各科研专题项目研究成功并审查鉴定批准后,由研究单位负责进馆。
基本建设档案,其中,设计部分,在各该工程竣工后,由设计单位负责进馆。竣工部分,在工程交接验收的同时,由工程(施工)部门按照进馆范围,向有关接收单位(铁路局、工厂以下同)移交。由接收单位负责,将各施工单位的全部工程竣工图和竣工文件收集齐全,按规定整理好,向铁道部档案馆移交进馆。养护维修、大中修和补制部分,在大中修、核对、补制完了之后,由大中修、核对、补制单位(铁路局、工厂)负责进馆。
生产技术档案,在各该产品定型或批量生产后,由制造主导厂(或归口厂)负责进馆。
设备仪器档案,一般不进档案馆。但确属国内或引进先进技术的成套设备仪器档案,使用单位认为有必要时,也可由使用单位负责复制进馆。
铁路标准档案,经铁道部批准之后,由编制单位或归口单位负责进馆。
第24条 进馆的科技档案,由负责进馆单位填写案卷目录和案卷移交目录一式三份,并按照科研、工程、产品等项目编写简介,简要说明各该项目的档案形成梗概和完整程度。移交清点后,办理移交手续,双方在移交目录上签字。
第五章 铁路科技档案的管理和利用
第25条 科技档案室或档案馆,对接收归档或进馆的科技档案,应及时地登记和整理,按照专业工作的特点,遵循科技工作的程序和科技文件材料的形成规律,进行分类和编目。
科技档案的分类,必须保持科技档案之间的联系,便于保管和利用。一个科研项目、一项工程、一种产品、一部设备、一套标准所形成的科技档案,应该分别排列在一起,不能互相混淆。同一个项目的文字材料和图纸、要放在同类项目之中,不能分开。
科技档案的编号,要与分类、排列保持一致,做到科学、适用、简单明了。代字统一采用汉字或汉语拼音字母,代号统一采用阿拉伯数字。
第26条 科技档案,归档后不得任意修改,必须修改时,要由移交归档单位的有关科技人员负责进行,但必须履行一定程序的审批手续。
第27条 科技档案,必须有专门库房保管,库房要做好防盗、防火、防潮、防虫鼠、防尘、防晒、防震等。库房要与易燃、易爆、易染等物品隔离,严禁用非防潮地下室作库房。保管纸张档案的库房,要保持适当的温度和相对温度。
第28条 保存科技档案,要有专门的柜、架和档案盒、胶卷(片)档案要有专门的芯架和卡片柜。35毫米胶卷档案,每卷不超过30M,并装在吸潮的纸盒内为宜。
第29条 科技档案库房,要建立定期检查制度,遇有特殊情况,应进行全面或重点检查,作出详细记录,发现档案破损,要及时修补或复制。管理人员调动时,应办理移交手续。
第30条 凡是单位撤销或变动,以及建筑物,构筑物、设备、仪器转移使用或产品转产时,应将档案整理妥善,根据工作需要,按照保证科技档案完整的原则,经上级主管机关批准后,向接受单位办理移交手续。
第31条 科技档案部门,要采用新技术、新设备,改善保管形式和条件,逐步实现档案保管技术现代化,提高利用效率。
第32条 管理科技档案,要做到平战结合。铁道部对进馆的科技档案,要统一安排,采用缩微技术和多套分存措施,保证非常情况下重要科技档案的安全。
第33条 各单位建筑或增添保管科技档案的库房、设备和用品的费用,应从企业事业的生产、科研或事业费中开支。新建单位,应同时建设符合要求的科技档案库房。
第34条 科技档案部门,要以社会主义现代化建设为中心,积极主动地开展科技档案的利用工作。根据需要编制必要的检索工具(目录、卡片、索引)、参考资料、史料,及时地提供科技档案为科学技术研究、生产建设工作服务。既要保守机密,又要充分发挥科技档案的作用,及时调整密级,扩大利用与交流范围。
科技档案部门,要建立科技档案利用制度。借阅、复制、供应、要有批准,检查手续。
第35条 借阅科技档案的人员,应保持案卷的完整与安全,不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。档案人员对归还的案卷,应详细检查、注销。进馆的科技档案,一般情况下,只能在档案馆内阅读、抄录和复制提供利用。归档的底图,除了批准复制、修改等外,一般地不准拿出科技档案室。
第36条 各单位对已经超过保管期限的科技档案要定期做好鉴定工作。对确已失去保存价值的科技档案可剔除销毁。
铁路科技档案保管期限,一般分永久、长期(二十年以上)、定期(十五年以下)三种。科技档案保管期限表,详见附件二。
铁路科技档案的鉴定工作要在总工程师领导下进行。鉴定时,必须对已超过保管期限的科技档案详细审查。要销毁的科技档案,必须造具清册,经本单位领导审核批准。销毁科技档案,要指定监销人,防止失密。
第六章 附则
第37条 各单位应根据本规则,结合本单位具体情况,自行制定实施办法或工作细则,报部备案。
以前铁道部颁发的有关办法、规定等,如与本规则有抵触者,按本规则执行。
第38条 本规则自公布之日起实行。
本规定公布日之前,已形成、归档、进馆的科技档案,按照以前规定执行。
(附件略) (中央法规)